Отправка трудовой книжки по почте при увольнении необходима, если работник сам не является за документами. В статье разбираемся, как отправить трудовую книжку по почте и какие нюансы учесть.
Отправка трудовой книжки по почте при увольнении
Отправка трудовой книжки по почте при увольнении — это способ, к которому кадровики прибегают, чтобы выполнить обязанность работодателя. Компания должна выдать трудовую работнику в день расторжения договора (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ). Но бывший сотрудник может не обладать возможностью лично приехать в офис. Например, если заболел, находится далеко или не выходит на связь по другим причинам. В этих случаях разрешается выслать трудовую книжку по почте.
Уведомление работнику о трудовой книжке
Уведомление о необходимости получить трудовую книжку или дать согласие на отправку по почте.
Скачать образец
Можно ли отправить трудовую книжку по почте, разъясняется в ТК (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ). Законодатель описал две ситуации: когда в день прекращения трудового договора нельзя выдать трудовую (предоставить сведения о трудовой деятельности) невозможно, так как работник:
- отсутствует,
- отказался получать документы.
В обеих ситуациях работодатель должен направить работнику уведомление, что нужно явиться за трудовой или дать согласие на отправление ее по почте. Сведения о трудовой деятельности за период работы у работодателя можно переслать работнику в бумажном виде по почте заказным письмом с уведомлением о вручении. Со дня, когда работодатель направит уведомление об отправке трудовой книжки почтой или сведения в бумажном виде, закон освобождает его от ответственности за задержку выдачи трудовой или предоставления сведений. Если в ответ на уведомление работник даст согласие на получение трудовой книжки по почте, нужно отправить ему документы.
Акт об отказе получить трудовую
Акт об отказе сотрудника от получения трудовой книжки в день увольнения.
Скачать образец
Если работник отказался получать документы, составьте акт об отказе. В акт можно включить условие, что работник явится за документами или согласен на отправку трудовой книжки по почте. В этом случае отдельное уведомление можно не направлять. Однако и актом, и с уведомлением необходимо ознакомить работника под подпись.
Заявление на отправку трудовой книжки по почте
Заявление, чтобы выслать трудовую книжку по почте: образец.
Скачать образец
От работника должно поступить заявление на отправку трудовой книжки по почте, если он согласен на такой способ. Также он подает заявление, если не получил ее от работодателя в положенный срок. Необходимо отправить трудовую книжку почтой при увольнении, если работник потребовал выдать трудовую и указал в качестве способа получения почтовую пересылку. Отправить документы следует в течение 3 дней с даты получения заявления (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ).
В заявлении по получении трудовой книжки по почте при увольнении работник должен указать актуальный почтовый адрес, куда направлять документы.
Фрагмент книги учета трудовых
Фрагмент книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Внесение записи об отправке трудовой книжки по почте.
Скачать образец
Учтите, что за задержку трудовой по вине работодателя работник вправе потребовать средний заработок за период задержки (определение КС РФ от 23.04.2013 № 616-О).
Переслать трудовую книжку почтой понадобится, если сотрудник решил перейти на электронную, но не может забрать бумажную сам. Порядок общий: сотрудник подает заявление и указывает адрес, работодатель отправляет документы. В трудовую внесите запись о выборе электронных сведений и заверьте ее (ч. 3 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ, п. 35 Порядка, утв. приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н). Такую запись необходимо заверить. Сделать это нужно так же, как при выдаче трудовой книжки при увольнении (п. 35 Порядка № 320н).
Можно ли отправить трудовую книжку по почте за границу
Пересылать трудовые книжки за границу нельзя (ст. 3 Закона СССР от 24.06.1991 № 2261-1, письмо Минтруда от 17.09.2019 № 19-1/ООГ-210). Перед тем как отправить почтой трудовую книжку уволившемуся работнику, убедитесь, что адрес – в пределах РФ. Если работник попросить направить документ в другую страну, работодатель идти на это не обязан. Более того, персонал почты России не примет отправление, если в описи указать, что в письме – трудовая.
Когда вы готовите уведомление об отправке трудовой книжки по почте, укажите, что для получения документов посредством почты работник должен указать адрес на территории России. Либо явиться за ней к работодателю лично/направить представителя.
Читайте в журнале «Кадровое дело»: Образцы записей в трудовую книжку, которые стоит держать под рукой
Как отправить трудовую книжку по почте
Чтобы отправить трудовую книжку почтой при увольнении, выполните несколько правил.
|
Вопрос |
Ответ |
|
Когда нужно отправить трудовую книжку по почте? |
Документы нужно выслать не позднее 3 рабочих дней с момента, когда сотрудник дал согласие и подал заявление. |
|
Каким письмом отправлять трудовую книжку по почте? |
Трудовую книжку пересылайте заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении. В описи укажите: «Трудовая книжка … (ФИО работника)». Наличие описи снимет с работодателя ответственность, если письмо с документами потеряется после того, как он передал его на отправку. В случае спора работодателю понадобится опись. Только почтовой квитанции или записи в книге учета движения трудовых книжек недостаточно для подтверждения отправки. |
|
За чей счет отправляют документы? |
За отправку трудовой книжки почтой при увольнении работника платит работодатель. |
|
Что указать в документах компании при отправке трудовой книжки по почте? |
В книге учета движения трудовых книжек:
|
|
Сколько хранить документы об отправке? |
Согласие сотрудника на получение трудовой книжки по почте, почтовые квитанции об отправке и получении письма храните вместе с книгой учета в течение 50 лет (ст. 463 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236). |
|
Сколько хранить невостребованные трудовые? |
Если сотрудник так и не получил трудовую, и она осталась в компании, храните ее до востребования сотрудником или его ближайшими родственниками (в случае его смерти):
|