Суммированный учет рабочего времени: общие правила и отдельные тонкости

Что значит суммированный учет рабочего времени по ТК РФ

Часто у работодателя нет возможности составить график работы персонала таким образом, чтобы каждый сотрудник отрабатывал строго по 40 часов в неделю. Скользящие выходные и сменный режим работы приводят к тому, что количество отрабатываемых часов меняется от недели к неделе, превышая или не дотягивая до нормы. В этом случае применяется суммированный учет рабочего времени. Это особый способ подсчета отработанных часов, позволяющий компенсировать переработки в одном периоде недоработками в другом, чтобы в итоге выйти на нормальную продолжительность рабочего времени.

Норма рабочего времени при суммарном учете рабочего времени устанавливается с учетом категории работников и может быть разной — от 40 часов в неделю в общих случаях до 24 часов в неделю для сотрудников в возрасте до 16 лет (ст. 92 ТК РФ).

Как вести суммированный учет рабочего времени: инструкция от Системы Кадры

Чтобы ввести суммированный учет рабочего времени в организации, издайте приказ в произвольной форме и отразите порядок его установления в Правилах трудового распорядка (ч. 4 ст. 104 ТК). Кроме того, особенности ведения самого учета дополнительно можно прописать в локальном акте. Эксперты Системы Кадры рассказали,  как оформить все документы и вести суммированный учет рабочего времени в компании. Откройте бесплатный доступ на три дня к материалам и базе образцов Системы Кадры по ссылке >>>

Как ввести суммированный учёт по ТК >>>

Порядок введения суммированного учета рабочего времени устанавливается в локальном акте: например, в правилах внутреннего трудового распорядка или отдельном положении.

Положение о суммированном учёте рабочего времени: образец от Системы Кадры

Скачать образец

Статья 104 ТК РФ устанавливает порядок, в котором применяется суммированный учет рабочего времени. Основным условием для его внедрения считается невозможность или нецелесообразность применения поденного либо понедельного учета. С этой проблемой сталкиваются, в первую очередь, непрерывно работающие промышленные предприятия и организации, сотрудники которых:

• работают в две, три или четыре смены (ст.103 ТК РФ) или по «скользящему» графику (ст.100 ТК РФ);
• придерживаются гибкого графика работы, при котором продолжительность рабочего дня устанавливается по соглашению сторон и может часто меняться (ст.102 ТК РФ);
• трудятся в режиме вахты, выполняя должностные обязанности вне места постоянного проживания (ст.300 ТК РФ).

Заработная плата при суммированном учете рабочего времени начисляется в соответствии с применяемой работодателем системой оплаты труда — повременной или сдельной. Чаще всего устанавливается фиксированная дневная либо часовая тарифная ставка. Зная тарифную ставку и точное количество отработанных в учетном периоде часов или дней, можно точно рассчитать сумму выплаты, причитающейся сотруднику.

Читайте в Системе Кадры: Как организовать учет рабочего времени сотрудника при вахтовом методе работы

Суммированный учет рабочего времени при сменном графике

Как правило, сменный график вводят вместе с суммированным учетом рабочего времени. При этом продолжительность работы за учетный период не должна превышать нормального числа рабочих часов. Например, если за месяц при 40-часовой неделе человек должен отработать 152 часа, то этот же показатель установите по суммарному учету рабочего времени при сменном графике.

Читайте в Системе Кадры: Как составить график работы два через два по 12 часов при суммированном учете рабочего времени

Учетный период при суммированном учете рабочего времени

Учетный период определяется по принципу целесообразности. Это может быть месяц, два месяца, квартал, полугодие, год — все зависит от специфики производства. Главное — выбрать такой период, при котором нагрузка на персонал распределяется равномерно, а переработки при суммированном учете рабочего времени компенсируются отдыхом.

Закон ограничивает максимальную продолжительность учетного периода календарным годом (ч. 1 ст. 104 ТК РФ). Превышать этот показатель нельзя. А если речь идет о вредном или опасном производстве, лимит допустимой продолжительности учетного периода сокращается до трех месяцев, но с некоторыми оговорками.

Так, если есть веские причины технологического или сезонного характера, не позволяющие устанавливать настолько короткий учетный период, его разрешено увеличить. Но только для отдельных категорий работников, занятых на вредных или опасных производствах, и только на основании коллективного договора либо специального соглашения (отраслевого или межотраслевого). И даже в этом случае он не может длиться более одного года.

Важно. Действующие правила нормирования труда водителей ограничивают максимально допустимую продолжительность учетного периода одним календарным месяцем. Однако он может быть увеличен до трех месяцев по согласованию с профсоюзом (п. 5, 6 Особенностей, утв. приказом Минтранса от 16.10.2020 № 424).

Читайте в журнале «Кадровое дело»: Как организовать рабочее время водителей: новые требования Ространснадзора

График работы при суммированном учете рабочего времени

Независимо от особенностей учетной системы, используемой работодателем, возникает потребность в точном инструменте подсчета отработанных персоналом часов, дней и недель. Поэтому график работы придется вести обязательно. Сотрудники будут заранее осведомлены о режиме, в котором им предстоит работать, а работодатель избежит неточностей в итоговых расчетах. Стандартный график суммированного учета рабочего времени выглядит следующим образом:

График при суммированном учете рабочего времени



Скачать образец >>>

График составлен на месяц. Поэтому в верхней части таблицы указаны все числа месяца, а в нижней, напротив фамилий сотрудников, проставлены коды «Р» и «В», обозначающие рабочие и выходные дни. Если график составляется для сотрудников, выходящих на работу в режиме «сутки через трое», рекомендуется установить как можно более продолжительный учетный период — например, полгода или год.

Обратите внимание. Нельзя устанавливать режим работы «сутки через трое» или любой другой круглосуточный график водителям, специалистам по техобслуживанию и ремонту самолетов гражданской авиации, а также другим категориям работников, которым закон категорически запрещает работать свыше 10-12 часов в сутки.

При режиме работы «два дня через два» удобно использовать учетный период, кратный двум месяцам (то есть 2, 4, 6, 8 месяцев и так далее). Это позволит компенсировать недоработки в одном из месяцев переработками в другом, не выходя за рамки одного учетного периода.

Отпуск при суммированном учете рабочего времени предоставляйте в общем порядке: в первый раз — после 6 месяцев работы, далее — согласно графику отпусков, а для некоторых категорий сотрудников — с учетом их пожеланий независимо от графика (ч. 4 ст. 122 ТК).

Читайте в Системе Кадры: Как рассчитать отпускные при суммированном учете рабочего времени

Порядок введения суммированного учета рабочего времени

Порядок введения суммированного учета рабочего времени устанавливается в локальных нормативных документах предприятия — например, в правилах внутреннего трудового распорядка. Также укажите суммированный учет рабочего времени в трудовом договоре с сотрудником.

Некоторые организации, помимо прочего, разрабатывают отдельный узконаправленный документ — положение о суммированном учете рабочего времени. В нем подробно прописываются нюансы выбранной системы, обязанности сотрудников, занимающихся сбором и систематизацией данных об отработанном времени, а также перечисляются должности, на которые распространяется действие документа. Ведь нередко особые правила учета вводятся только в отношении отдельных категорий персонала, в то время как остальной коллектив трудится в режиме обычной 40-часовой недели.

А как быть, если раньше суммированный способ учета на предприятии не применялся, но с определенного момента в нем возникла потребность? Понадобится приказ, вносящий необходимые изменения в правила внутреннего трудового распорядка. Но на практике придется сначала согласовать нововведение с представительным органом работников в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ.

Приказ о введении суммированного учета рабочего времени



Скачать образец >>>

Приказ составляется в произвольной форме. Если новый способ учета отработанного времени вводится не для всего коллектива, а только для отдельных должностей, их необходимо перечислить в тексте документа. В распорядительной части могут содержаться поручения ответственным должностным лицам — «оформить дополнительные соглашения с работниками», «разработать и довести до ведома персонала новые графики работ» и т.д.

Издать приказ нужно заблаговременно, желательно — за несколько месяцев до окончательного перехода. Данное требование связано с тем, что сотрудников, которых коснутся изменения, необходимо уведомить заранее, как минимум — за два месяца. Достаточно стандартного ознакомления с распорядительным документом под подпись.

Важно. Поскольку речь идет об изменении одного из обязательных условий трудового договора, с работниками придется заключить дополнительные соглашения. 

Скачайте документы, которые помогут вести суммированный учет рабочего времени:

Читайте в Системе Кадры: Как прописать суммированный учет рабочего времени в трудовом договоре

Как вести суммированный учет рабочего времени

Впервые сталкиваясь с необходимостью вести суммарный учет рабочего времени при сменном графике или в условиях гибкого режима, даже опытные кадровики поначалу допускают ошибки. Это объясняется огромным количеством всевозможных нюансов, о которых приходится помнить — от нестандартной продолжительности учетного периода до необходимости постоянно следить за количеством переработок и своевременно их компенсировать.

Даже при сложноорганизованном графике работы нужно соблюдать ключевые положения трудового законодательства:

• не допускать выхода одного и того же сотрудника на работу в течение двух и более смен подряд (ст.103 ТК РФ);
• предоставлять каждому сотруднику ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью не менее 28 календарных дней (ст.115 ТК РФ);
• устанавливать персоналу обеденный перерыв, продолжительность которого укладывается в отведенные законодателем временные рамки — не менее получаса и не более двух часов (ст.108 ТК РФ);
• сокращать продолжительность ночных смен по сравнению с дневными на 1 час (ст.96 ТК РФ);
• представлять сотрудникам еженедельный непрерывный отдых продолжительностью не менее 42 часов (ст.110 ТК РФ).

Все эти правила приходится учитывать при составлении графика. Обычно должностное лицо, которое ведет суммированный учет рабочего времени при сменном графике работы, исходит из фактической продолжительности производственных смен. С учетом этого показателя выбирается наиболее выгодная продолжительность учетного периода.

Важно. При суммированном учете подсчитываются только фактически отработанные часы (не включая обеденный перерыв), а не рабочий день полностью, с начала и до конца.

Норму рабочего времени удобнее всего определять по производственному календарю. Это в высшей степени полезный документ, в котором уже произведены все необходимые подсчеты — вплоть до уменьшения продолжительности работы накануне нерабочих праздничных дней, как того требует ст. 95 ТК РФ. 

Скачайте и распечатайте удобные производственные календари с расчетами норм рабочего времени:

Читайте в Системе Кадры: Как рассчитать средний часовой заработок при суммированном учете

Сверхурочная работа при суммированном учете рабочего времени

О важности соблюдения законодательных требований к нормированию рабочего времени персонала знает каждый работодатель. Иногда допускаются небольшие отклонения от нормы — на несколько часов, один день или смену. А длительная переработка, изначально заложенная в графике, однозначно вызовет претензии со стороны ГИТ и может привести к административному наказанию — штрафу по ст. 5.27 КоАП РФ. Поэтому составлять график работы следует таким образом, чтобы избежать заведомых недоработок и переработок.

Но даже продуманный план могут разрушить непредвиденные обстоятельства. Запланированные смены могут смещаться, сотрудники — отсутствовать на работе или, напротив, трудиться сверхурочно. В последнем случае возникает переработка (например, если из-за опоздания сменщика сотрудник отработал пару часов сверх нормы). Как поступить в такой ситуации?

Оплата переработок согласно закону (ч.1 ст.152 ТК РФ):

• первые два часа переработки оплачиваются не менее чем в полуторном размере;
• все последующие — не менее чем в двойном.

Важно. Сверхурочные часы при суммированном учете рабочего времени оплачивайте в особом порядке: в полуторном размере первые два часа не за весь учетный период, а за каждый день (смену), отработанные сверх нормы рабочего времени по графику. Именно такого мнения придерживается Верховный суд РФ (см. определение №АПЛ 12-711 от 27.12.2012).

Работник вправе выбрать отгул вместо денежной компенсации переработки. Работодатель обязан пойти ему навстречу и предоставить на основании письменного заявления дополнительное время отдыха (не менее, чем количество отработанных сверхурочно часов).

Читайте в журнале «Кадровое дело»: Новые правила оплаты сверхурочной работы. Сколько теперь платить работникам и где можно сэкономить

Суммированный учет рабочего времени: примеры расчета

Поможет понять, как вести суммированный учет рабочего времени, пример расчета зарплаты по двум разным системам — окладной и тарифной. 

Окладная система оплаты труда предполагает одинаковый размер зарплаты при отработанной норме часов. Даже если норма пересматривается и уменьшается, оклад все равно выплачивается в полном размере.

Пример окладной системы оплаты труда

На предприятии действует суммированный учет рабочего времени с учетным периодом продолжительностью в год. Сотрудник работает в режиме «два через два» (с одиннадцатичасовыми сменами и двумя выходными) на должности с окладом 15 000 рублей, при этом отрабатывает по графику 16 дней (176 часов) в месяц. А затем работодатель в один из месяцев делает дополнительный выходной, например, в связи со снижением объема заказов в предпраздничный день. Сотрудник в результате отрабатывает меньше, чем обычно — всего 165 часов вместо положенных 176. Но организация все равно обязана выплатить ему полный месячный оклад в размере 15 000 рублей.

Тарифная система учитывает количество фактически отработанных часов и размер часовой тарифной ставки.

Пример тарифной системы

Сотрудник работает по тому же графику («два через два», смены продолжительностью 11 часов), но не на окладе, а с часовой тарифной ставкой 90 рублей. Отрабатывая полную норму по графику (все те же 176 часов), он получает месячную зарплату в размере 15 840 рублей. А если отработает всего 165 часов в месяц — получит 14 850 рублей, поскольку работодатель оплачивает ему лишь фактически отработанное время.

Сверхурочные при суммированном учете рабочего времени оплачиваются так: Предположим, труд сотрудника оплачивается по часовой тарифной ставке в 100 рублей. Учетный период — месяц, установленная работодателем месячная норма отработанного времени равна 176 часам. Сотрудник неоднократно заменял хронически опаздывающего сменщика и к завершению учетного периода отработал 190 часов. Следовательно, накопилось 14 сверхурочных часов, которые необходимо оплатить по повышенному тарифу. Выясняем, в какие дни сотрудник задерживался на рабочем месте не по графику, и оплачиваем первые два часа переработки после окончания смены по полуторному тарифу (150 рублей за час), а остальное сверхурочно отработанное время — по двойному (200 рублей за час).

Важно. Каждый работодатель обязан соблюдать требование ч. 5 ст. 99 ТК РФ, ограничивающей максимальную продолжительность сверхурочной работы для отдельно взятого сотрудника 120 часами в год. Кроме того, она не должна превышать 4 часов в течение двух дней подряд.