Узнайте, как учитывать и компенсировать командировочные расходы, зачем нужны подтверждающие документы и в каких случаях разрешается не платить суточные. Шаблон авансового отчёта и других необходимых документов, а также перечень трат, связанных с поездками, вы найдёте в статье.
Командировочные расходы в 2024 году: что к ним относится
Отправляя сотрудника в деловую поездку, работодатель обязан возместить ему затраты на командировку. И сделать это необходимо до его отъезда, а не после возвращения, поскольку платить за билеты, жильё и питание вне дома из собственного кармана командированный не обязан.
Командировочные — это выплаты, покрывающие перечисленные в ст. 168 ТК РФ траты за время поездки. Вот что входит в командировочные расходы:
- проезд до места командировки и обратно;
- найм жилого помещения;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
- иные затраты, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя (представительские расходы, суммы, потраченные на оформление визы, услуги такси или каршеринга, VIP-залы ожидания, добровольное личное страхование на период путешествия и т.д.).
Обратите внимание. Кроме аванса на командировочные расходы сотрудник за все дни поездки должен получить и свой средний заработок. Он выплачивается вместе с зарплатой за месяц.
Правила, как начисляются командировочные расходы в 2024 году, устанавливаются:
- Трудовым кодексом РФ (ст. 167—168.1 ТК РФ);
- постановлением Правительства РФ №749 от 13.10.2008;
- отраслевыми и локальными нормативными актами.
Как оплатить пребывание сотрудника в командировке: инструкция от Системы Кадры
При направлении сотрудника в командировку ему сохраняют средний заработок, и возмещают расходы, связанные с поездкой. В инструкции от экспертов Системы Кадры вы узнаете, какие расходы компенсировать сотрудникам и как платить средний заработок. Откройте бесплатный доступ на три дня к материалам и базе образцов Системы Кадры по ссылке >>>
Командировочные расходы: нормы суточных в 2024 году
Наибольшее количество вопросов вызывает оплата командировочных расходов на личные нужды – суточных. Чтобы избежать недоразумений и споров, придерживайтесь следующих правил.
Правило 1. Работодатель обязан начислить и выплатить командировочные расходы за каждый день служебной поездки, включая периоды:
- время в пути туда и обратно;
- вынужденные задержки (при наличии подтверждающих документов от перевозчика);
- время выполнения служебного поручения (включая выходные и нерабочие праздничные дни);
- дни нахождения на больничном, если сотрудник заболел во время командировки (ее срок при этом продлевается).
За однодневные поездки, когда работник имеет возможность вернуться домой, суточные не положены.
Правило 2. Даты отъезда и приезда определяйте по проездным билетам, отметкам в загранпаспорте, путевому листу, чекам с автозаправок, служебной записке работника. Если работник уезжает или возвращается ночью, руководствуйтесь постановлением Правительства от 13.10.2008 г. № 749:
- день отъезда — это текущие сутки до полуночи,
- день возвращения — это текущие сутки после полуночи,
При этом учитывайте время проезда до вокзала, аэропорта и т.д.
Пример. Сотрудник вылетает в командировку 11 апреля в 00.35, путь от города до аэропорта занимает 55 минут. Днем отъезда считайте 10 апреля. Возвратиться он должен 18 апреля в 19.35, но рейс был задержан и фактически прилетел в 00.15, о чем сотрудник взял справку в представительстве авиакомпании. Днем приезда считайте 19 апреля.
Правило 3. Суточные — это деньги для трат во время командировки, поэтому выдать их сотруднику нужно до отъезда. Если деньги выдаёте после возвращения, то придётся платить компенсацию как при задержке зарплаты.
Правило 4. Работодатель вправе установить дифференцированные размеры нормы суточных командировочных расходов в зависимости от региона командировки (например, в северные районы, где цены значительно выше) или статуса командированного.
Пропишите порядок возмещения расходов на служебные поездки в положении о командировках. Установите фиксированные суточные для поездок по стране и за рубеж, укажите, какие виды транспорта и классы проездных билетов компания готова оплачивать, и т.д.
Положение о командировках: расчет размера командировочных расходов
Скачать образец
Читайте в Системе Кадры: Как рассчитать и выплатить суточные
Нормы суточных для коммерческих организаций
Нормы командировочных расходов в 2024 году для коммерческих организаций компании определяют сами. Главное — подробно прописать это в локальном акте. Когда говорят о норме или лимите суточных, в первую очередь имеют в виду налогообложение.
Для налога на прибыль включайте в командировочные расходы и суточные в 2024 году все суммы, выплаченные работникам. А вот для НДФЛ и соцвзносов существует порог не облагаемых налогами выплат. На ту сумму, что превышает лимит, начислите НДФЛ и страховые взносы.
Норма для суточных в 2024 году: по России и заграницей
|
Нормы командировочных расходов (суточных) по России |
Суточные командировочные расходы за границей |
|
Не облагаются НДФЛ и страховыми взносами:
Облагаются НДФЛ и взносами в фонды:
|
Читайте в Системе Кадры: Как сэкономить на командировочных расходах
Нормы суточных для бюджетных учреждений в 2024 году
Для выплат из федерального бюджета суммы на командировочные расходы ограничены постановлениями Правительства, а для учреждений и госорганов субъектов, органов местного самоуправления и муниципальных учреждений — нормативно-правовыми актами соответствующих органов власти.
Так, размер суточных для командированных сотрудников федеральных учреждений составляет 100 руб. (постановление Правительства от 02.10.2002 № 729). Однако учреждения могут увеличить сумму суточных за сч`т:
- экономии бюджетных средств (лимитов бюджетных обязательств или субсидий);
- средств, полученных от предпринимательской деятельности, – что актуально для бюджетных и автономных учреждений.
Для военнослужащих и сотрудников некоторых федеральных органов исполнительной власти, например МЧС, таможенных органов, размер суточных не должен превышать 300 руб. (постановление Правительства от 18.04.2020 № 553).
Скачайте образцы документов от Системы Кадры, чтобы установить размер суточных:
Читайте в журнале «Кадровое дело»: Решения для проблем, которые возникают при направлении сотрудников в командировку
Командировочные расходы в 2024 году: изменения
В 2024 году установили не облагаемый взносами предельный размер суточных, полевого довольствия работникам, у которых постоянная работа в пути или имеет разъездной характер, а также надбавки вахтовикам взамен суточных. Лимиты составили 700 руб. в день при выполнении работы (нахождении в пути) в РФ и 2500 руб. — за границей (п. 123 ст. 2, п. 3 ст. 13 Федерального закона от 31.07.2023 № 389-ФЗ).
Кроме того, учитывайте новые правила выплат, которые установили с 1 января 2022 года. Так, актами Президента РФ или Правительства могут устанавливаться повышенные суточные для командированных на территории, которые нуждаются в обеспечении жизнедеятельности населения и восстановлении объектов инфраструктуры (ч. 7, 11 ст. 14 Федерального закона от 21.11.2022 № 443-ФЗ). Речь идёт о следующих выплатах командированным сотрудникам (п. 1 ст. 217 НК РФ, пп. "а" п. 10 ст. 2 Закона № 443-ФЗ):
- безотчетных суммах на командировочные расходы, размер которых определяет работодатель локальным нормативным актом, но освобождаются от НДФЛ они в размере не более 700 руб. за каждый день;
- суточных в размере 8 480 руб. за каждый день нахождения в служебной командировке на территориях, нуждающихся в обеспечении жизнедеятельности населения и восстановлении объектов инфраструктуры.
Эти доходы освобождаются от НДФЛ с 1 января 2022 года (п. 11 ст. 14 Закона № 443-ФЗ). Если налоговый агент успел удержать с них НДФЛ, то налогоплательщик может обратиться к налоговому агенту за его возвратом по ст. 231 НК РФ.
Суточные сверх лимитов облагают страховыми взносами. Но взносы «на травматизм» с суточных платить не нужно, если это не предусмотрено в коллективном договоре или в локальном нормативном акте организации.
Пример. Сотрудник был в командировке 3 дня и получал суточные в размере 1000 рублей. За дни командировки он получил 3 000 рублей. Не облагаются взносами и НДФЛ только 3 × 700 = 2 100 рублей, а с разницы 3 000 — 2 100 = 900 рублей нужно удержать НДФЛ и заплатить страховые взносы.
И еще одно изменение по выплате командировочных расходов. Расчёт суточных в 2024 году остается без изменений, но ввели новое понятие — «курортный сбор». Теперь работникам, которые в соответствии со своими должностными обязанностями будут находиться на территории «курортных» регионов РФ более суток, выплачивается дополнительная компенсация. Считают сбор по формуле: Количество дней проживания, за исключением дня заезда * размер курортного сбора
Порядок возмещения командированным этой суммы разъясняет Минфин в письме от 16.07.2018 г. № 23-01-06/49454.
Командировочные расходы: подтверждающие документы
Контроль, ревизия средств и учёт командировочных расходов происходит по завершении поездки. Командированный сотрудник заполняет и сдаёт авансовый отчёт, в котором отражает все потраченные суммы. Государственные и муниципальные организации используют форму ОКУД 0504505, все остальные — форму № АО-1.
Обратите внимание. Суточные указываются в отчете, но предоставлять какие-либо документы по ним сотрудник не обязан: он может тратить эти деньги по своему усмотрению. Сэкономит — его право.
Памятка сотруднику на случай командировки: поможет вашим коллегам правильно отчитаться о командировке и оформить подтверждающие документы
Скачайте памятку полностью
К отчёту прилагаются подтверждающие расходы командировочные документы: проездные билеты, квитанции, чеки, путевые и маршрутные листы, счета из гостиниц расписки и другие. Работодатель вправе не компенсировать траты, которые не подтверждены документально.
Читайте в Системе Кадры: Какие документы нужно оформить при возвращении сотрудника из командировки
Скачайте документы для оформления и оплаты служебных поездок:
