Узнайте, какие приказы относятся к приказам по личному составу, и как с ними работать. Подробная классификация, новые сроки и правила хранения, а также образцы приказов по личному составу найдете в статье.
Приказы по личному составу: это какие
Приказы по личному составу — это распорядительные документы, которые регулируют трудовые отношения в целом или отдельный кадровый процесс. Пример — распоряжение о приёме на работу, установлении надбавок, переводе или увольнении.
Что такое приказы по личному составу? Это документы, в которых закрепляют решения, отражающиеся на отдельных сотрудниках, группах работников или на всем коллективе в целом. Все остальные документы относятся к основной или административно-хозяйственной деятельности предприятия. Приказы по личному составу:
- устанавливают и регламентируют отношения «работник-работодатель»;
- формируют оптимальную численность и структуру персонала;
- закрепляют и реализуют гарантии, предоставляемые сотрудникам;
- устанавливают систему оплаты труда с учетом трудового вклада работников;
- оптимизируют штатную расстановку;
- укрепляют трудовую дисциплину.
Приказ об отпуске: образец от «Кадрового дела»
Редакция на примерах показала, как заполнить приказ об отпуске в разных ситуациях, чтобы это не привело к проблемам с сотрудниками и претензиям ГИТ
Распоряжения можно оформлять по унифицированным формам, которые утвердил Госкомстат в постановлении от 05.01.2004 № 1. А можно разработать и свои формы. Важно, чтобы форма при этом содержала все обязательные реквизиты (информация Минфина России № ПЗ-10/2012). Обязательные реквизиты приказа по личному составу перечислены в статье 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ.
Скачайте образцы приказов по кадрам на 2025 год: подборка готовых документов >>>
Какие документы использовать по унифицированной форме, а какие по своей собственной — решать вам. Можно одновременно использовать унифицированные и собственные формы. Например, распоряжение о приёме на работу можно использовать по форме Т-1, а для приказа об увольнении утвердить более удобную форму. В такой форме можно предусмотреть графу для количества дней неиспользованного отпуска при увольнении.
Унифицированные бланки под номерами, которые содержат только заглавную букву «Т» и цифровую маркировку, используют для оформления документов, которые касаются только одного сотрудника. Если их действие распространяется сразу на нескольких сотрудников, например, работодатель отправляет в командировку группу специалистов или увольняет в рамках сокращения целый отдел, удобнее использовать специальные бланки с дополнительным индексом «а».
Таблица: унифицированные формы приказов по личному составу
|
Формы приказов по личному составу |
Наименование приказов по личному составу |
|
О приёме на работу |
|
|
О переводе на другую работу |
|
|
О предоставлении отпуска |
|
|
Об увольнении |
|
|
О направлении в командировку |
|
|
О поощрении работника |
Унифицированные формы приказов по личному составу удобны тем, что содержат все обязательные реквизиты. Остается лишь внести нужные сведения в поля, которые выделили под заполнение, и заверить документ. Для оформления других процедур и ситуаций документы составляют в свободной форме на бланках, которые разработала организация.
Поскольку не все приказы по личному составу есть в альбомах унифицированных форм, некоторые приходится разрабатывать самостоятельно. Важно составить такие распоряжения правильно: не забыть обязательные реквизиты, сформулировать понятный заголовок и сам текст. Нужно учитывать, что сроки хранения этих документов различаются.
Справочник обязательных и необязательных документов для кадровой службы-2025Редакция «Кадрового дела» подготовила интерактивную таблицу по обязательным и дополнительным кадровым документам. Таблица поможет проверить, все ли обязательные документы у вас есть, и какие из необязательных вам на самом деле нужны. По каждому документу показали его пользу, риски и можно ли его будет использовать как доказательство в суде. В подборке в том числе образцы обязательных и рекомендованных приказов по личному составу.
Перейти в справочник за подсказками и образцами >>>
Виды приказов по личному составу
Приказами по личному составу оформляют трудовые отношения. Это общее понятие. Виды распоряжений, которые работодатель издает для управления кадровыми процессами, условно делят на пять групп. Принадлежность к той или иной группе определяют его целевым назначением. Приказами по личному составу оформляют кадровые мероприятия, представленные в таблице.
Виды приказов по личному составу
|
Вид приказа |
Назначение и цель издания |
|
Приём на работу, перевод, перемещение, увольнение сотрудников, признание срочного трудового договора бессрочным |
|
|
Применение дисциплинарных взысканий и поощрений |
|
|
Выдача премий и других стимулирующих выплат, награждение ценными подарками |
|
|
Направление в командировку, предоставление всех видов отпусков, в том числе неоплачиваемых, расширение зон обслуживания, привлечение к работе в выходной или праздничный день, отстранение от работы |
|
|
Установление окладов и тарифных ставок, надбавок и доплат |
Владимир Степанов, старший юрист практики трудового и миграционного права адвокатского бюро ЕПАМ, в журнале «Кадровое дело» на примерах показал, как составить приказы о дисциплинарных взысканиях, которые не отменит суд. Эксперты подготовил удобную памятку, которая поможет вам заполнить приказ без ошибок, к которым обычно цепляются проверяющие и суды.
Оформление приказов по личному составу
Оформление распоряжений, как правило, поручают кадровой службе организации. В документах, которые составляете по форме, которую разработали сами, следите, чтобы текст был понятным. Избегайте длинных и сложных наименований.
Таблица: как выбрать наименование приказа по личному составу
Текст приказа по личному составу, также, как и любого другого приказа, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной, отделяемых друг от друга словом «приказываю». Каких бы вопросов ни касался такой документ, образец должен содержать необходимый минимум реквизитов:
- В «шапке» пишется наименование организации, вид и регистрационный номер приказа, а также дата и место его составления.
- В констатирующей части текст приказа по личному составу обязательно заканчивают ссылкой на документ, послуживший основанием для издания распоряжения;
- Распорядительная часть должна указывать на характер принятого решения и конкретных сотрудников, на которых распространяется его действие. Здесь же перечисляют должностных лиц, ответственных за ознакомление с документом и контроль его исполнения.
Трудовым законодательством закреплены лишь основные правила оформления приказов по личному составу. Детали конкретизируют сами работодатели и закрепляют локальными нормативными актами.
Больше образцов в «Кадровом деле»:
Чтобы ввести новый документ в действие, руководитель организации визирует заполненный бланк. Печать проставлять не следует. Исключение — бланки, которые разработали сами, если в них предусмотрели место для проставления печати. Отдельные виды распоряжений, например, о введении режима неполного рабочего времени или увольнении членов профсоюза по инициативе работодателя, необходимо предварительно согласовать с профсоюзным комитетом или иным органом, представляющим интересы работников.
Оформление приказов по личному составу должно соответствовать требованиям актуального ГОСТ Р 7.0.97-2016. Всех упомянутых в нем сотрудников, включая ответственных за исполнение приказа, ознакомьте с документом под подпись.
Приказ по личному составу, пример оформления реквизита «подпись»
Работать с унифицированными формами проще, чем составлять приказы в свободной форме: риск упустить важную деталь или использовать некорректную формулировку сводится к минимуму. Но в повседневной работе кадровикам, так или иначе, приходится писать тексты распоряжений самостоятельно. Хотя бы потому, что для многих ситуаций, таких как отзыв из отпуска, установление надбавок или изменение условий труда, типовые бланки не разработаны.
Читайте по теме в «Кадровом деле»: Полный комплект приказов об ответственных для вашей компании >>>
Как вести журнал регистрации приказов по личному составу
Даже в небольшой компании распоряжения, связанные с трудовой деятельностью сотрудников, оформляются в большом количестве, поэтому каждый документ должен быть зарегистрирован и учтен. Регистрация приказов по личному составу позволит не пропустить номера и не использовать те, которые уже присвоили другим документам.
Чтобы вести учет распоряжений, заведите специальный журнал приказов по личному составу. В этой книге учета небольшая компания может регистрировать все приказы, распоряжения по личному составу, а крупная — вести регистрацию по отдельным видам: о приеме на работу, увольнении, переводах и т.п.
Журнал регистрации приказов по личному составу: образец
Приказы по личному составу регистрируются в книге учета сразу после подписания и присвоения регистрационного номера. Журнал приказов по личному составу должен быть прошит и пронумерован. Концы прошивочной нити на последнем развороте книги скрепляют бумажной пломбой — заверительной надписью.
Срок хранения приказов по личному составу
Чтобы определить срок хранения приказов по личному составу, посмотрите год их издания. Если его издали до 2003 года, храните его не менее 75 лет. Документы, которые издали после 2003 года, храните 50 лет. Эта норма касается только документов длительного хранения. Однако не все распоряжения хранят так долго. То, сколько хранятся приказы по личному составу, зависит от вида документа. Например, приказ на очередной отпуск нужно хранить 5 лет, а о дисциплинарных взысканиях — лишь 3 года.
Полезная памятка от Системы Кадры:
Внимание! Росархив изменил сроки хранения многих документов. Сверьте перечень с номенклатурой дел вашей организации. Если сроки различаются, утвердите новую номенклатуру с актуальными сроками хранения и ссылками на новый перечень Росархива.
Как хранить приказы по личному составу
Хранение приказов по личному составу организуйте в специальных помещениях, сейфах или шкафах. Такие требования содержат Правила, утвержденные приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526. Правила обязательны только для бюджетных организаций. Однако лучше соблюдать их и в коммерческих. Ведь если документ потерять или испортить, организацию оштрафуют.
В акционерных обществах приказы по личному составу хранятся в запирающихся шкафах, чтобы обезопасить их от пыли и света (п. 3.6 Положения, утв. постановлением ФКЦБ от 16.07.2003 № 03-33/пс). ООО самостоятельно прописывает правила, по которым хранит документы, в том числе приказы по личному составу, в своем уставе (п. 2 ст. 12 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ).
10 образцов приказов по личному составу от эксперта:
Вывод
Приказы по личному составу — важные документы. Они вступают в силу только после подписания руководителем организации и хранятся в архиве до 75 лет. Для оформления распоряжений о трудоустройстве, увольнении, переводе, поощрении, предоставлении отпуска и направлении в командировку Госкомстат утвердил унифицированные бланки. Другие виды составляйте в свободной форме с учетом требований Федерального закона «О бухгалтерском учете» и ГОСТ Р 7.0.97-2016.
Ближайшие бесплатные вебинары для кадровиков
7 апреля, понедельник. Спикер: Елена Карсетская, эксперт по трудовому праву, автор книг и статей по применению трудового законодательства.
