Узнайте, как правильно организовать охрану труда на рабочем месте в офисе, на что обратить внимание в первую очередь и какую документацию оформить, чтобы не пришлось платить крупный штраф.
Нужна ли охрана труда в офисе
Офисное помещение — не горячий цех и не строительная площадка, поэтому многие руководители уделяют вопросам охраны труда (ОТ) административного персонала недостаточно внимания. Но игнорирование требований охраны труда в офисе может привести к штрафам в десятки, а иногда и сотни тысяч рублей. Поэтому работодатель должен разработать хотя бы минимальный базовый набор нормативных документов, устанавливающих правила охраны труда в офисе, и обеспечить их соблюдение.
Охрана труда для офисных работников: какие документы должен оформить работодатель
Посетив компанию с проверкой, инспектор ГИТ наверняка захочет узнать, как организована охрана труда для офисных работников, и запросит для ознакомления:
- положение по охране труда — ключевой документ, на локальном уровне интерпретирующий федеральные и отраслевые нормативы в области ОТ;
- инструкции по охране труда для разных должностей и видов работ;
- регистрационные журналы, книги и другие учетные документы с записями об инструктажах, проверках, медосмотрах и прочих мероприятиях по ОТ, пройденных сотрудниками организации;
- программы, в соответствии с которыми проводится обучение персонала, и протоколы проверки знаний;
- приказы о назначении сотрудников, ответственных за охрану труда, вводные и повторные инструктажи на рабочих местах, и т.д.
Локальные нормативные акты и учебные программы, по которым работодатель планирует проводить инструктажи по ОТ для офисного персонала, не должны противоречить общим законодательным и отраслевым нормам. При разработке инструкций по охране труда для работников офиса уделяйте внимание всем практическим аспектам работы, от профилактики профессиональных заболеваний и предотвращения травмоопасных ситуаций до правил оказания первой помощи.
Скачайте образцы документов по охране труда, которые должны быть в каждой компании. Образцы подготовили эксперты Системы Кадры и специалисты по охране труда
Как создать систему управления охраной труда в офисе на рабочем месте: пошаговая инструкция
Если создавать систему охраны труда в офисе приходится практически с нуля, действуйте последовательно: начните с бумажной работы и распределения обязанностей.
Шаг 1. Разработайте положение по ОТ. Обязанности разработать и утвердить положения системы управления охраной труда распространяются на всех работодателей (ч. 3 ст. 214, ч. 2 ст. 217 ТК РФ). С 1 марта 2022 года делать это нужно, опираясь на новое Примерное положение о системе управления охраной труда, утвержденное приказом Минтруда России от 29.10.2021 № 776н. Оно позволяет работодателю при составлении локального акта учесть особенности своего предприятия. Чтобы документ вступил в силу, утвердите его приказом, а затем передайте для ознакомления всем сотрудникам компании, на которых распространяется его действие. Проследите, чтобы каждый расписался в листе ознакомления.Положение о системе управления охраной труда: образец
Скачать образец >>>
Шаг 2. Назначьте ответственного за охрану труда в офисе. На промышленных предприятиях или в крупных компаниях, насчитывающих более 50 работников, для этих целей создается отдельная служба, занимающаяся исключительно вопросами производственной безопасности, либо вводится штатная должность специалиста по охране труда. Небольшие организации, персонал которых занят преимущественно офисной работой, как правило, не создают отдельную должность.
Приказ о назначении ответственного за инструктажи по охране труда в офисе: образец
Скачайте образец полностью >>>
Вместо этого одному из сотрудников (например, кадровику или делопроизводителю) в дополнение к его основным должностным обязанностям поручается охрана труда работников офиса: разработка и обновление инструкций, инструктирование персонала, выдача направлений на медосмотры и т.д. Чтобы назначить ответственного за охрану труда в офисе, издайте приказ в свободной форме.
Важно. Поскольку на сотрудника возлагаются дополнительные обязанности, закрепите приказом размер надбавки, которую он будет получать за их выполнение.
Скачайте образцы, необходимые для назначения ответственного по охране труда в организации:
Шаг 3. Утвердите инструкции по охране труда для офисных работников. Набор инструкций для всех штатных должностей, в том числе — административных, должен разработать и утвердить каждый работодатель. За основу можно взять типовые отраслевые или межотраслевые инструкции, утвержденные Минтрудом России, общие правила охраны труда в офисе и стандарты, а также техническую документацию от производителей оборудования, с которым имеет дело офисный персонал.
Инструкции по охране труда для офисных сотрудников составляются с учетом специфики конкретного рабочего места. Документ должен содержать перечень правил, которых следует придерживаться при работе с компьютером, принтером и другими видами оргтехники, используемых сотрудниками.
Сотрудник, ответственный за разработку инструкций и составление перечня должностей, для которых они необходимы, назначается приказом работодателя.
Инструкция по охране труда для офисного работника: образец
Читайте в Системе Кадры: Как разработать инструкцию по охране труда
Шаг 4. Направьте на медосмотр сотрудников, для которых это необходимо. С 1 апреля 2021 года офисным сотрудникам, которые проводят свой рабочий день за компьютером, медицинский осмотр не нужен (приказ Минздрава от 28.01.2021 № 29н). При этом офисные сотрудники должны проходить медосмотр:- если работа связана с вредными или опасными условиями труда. Подтверждается это результатами проведенной на рабочем месте спецоценки;
- компания занимается деятельностью, которая невозможна без медосмотров. Например: медицина, обучение детей или работа в сфере пищевой промышленности.
Как провести обязательный медосмотр сотрудника: инструкция и образцы от Системы Кадры
Есть пять видов медосмотров работников: предварительные, периодические, ежедневные, внеочередные и психиатрические освидетельствования. В ответе экспертов Системы Кадры и Актион Охрана труда вы найдете инструкции и образцы документов, которые помогут провести каждый из видов медосмотра.
Шаг 5. Организуйте и проведите инструктаж по охране труда для офисных работников. С 1 сентября 2022 года и до 2026 года проводить обучение по охране труда при работе в офисе нужно в соответствии с постановлением Правительства от 24.12.2021 № 2464.
По новому порядку вводный инструктаж по-прежнему обязателен. А от первичного инструктажа офисных работников можно освободить, если (п. 13 Правил №2464):
- они используют компьютеры и копировально-множительную технику для нужд самой организации;
- они используют бытовую технику, которая не участвует в технологическом процессе производства;
- отсутствуют другие источники опасности;
- условия труда оптимальные и допустимые по результатам спецоценки.
В этом случае информация о безопасных методах и приемах выполнения работ включается в программу вводного инструктажа. Также обязательно включать вопросы оказания первой помощи пострадавшим. Перечень профессий и должностей работников, кто не проходит первичный инструктаж на рабочем месте, утверждается работодателем.
Проводить обучение по охране труда для офисных работников может только сотрудник, прошедший необходимую подготовку. Пройти обучение по ОТ, сдать экзамены и получить сертификат, дающий право обучать других работников, можно в специализированной организации. Как только кадровик или любой другой работник компании успешно пройдет обучение и получит сертификат, возложите на него обязанности по проведению инструктажей.
Факт и сроки проведения инструктажей по охране труда для офисных сотрудников фиксируйте в регистрационных журналах и книгах. Напротив каждой записи о проведенном инструктаже должна стоять дата и подпись работника, который его проводил.
Памятки от журнала «Кадровое дело» подскажут, как проводить с работниками разные виды инструктажей по ОТ
Правила проведения инструктажей по охране труда регулирует постановление № 2464. Разобраться, чем отличаются вводный и первичный инструктажи, а также кого, в какие сроки и по каким программам обучать при проведении вводного и первичного инструктажей, помогут памятки от редакции журнала «Кадровое дело».
|
Правила вводного инструктажа |
Правила первичного инструктажа |
Шаг 6. Проверьте, не нужно ли проводить спецоценку. Условия труда на рабочих местах необходимо оценивать не реже одного раза в пять лет, а если речь идет о новом рабочем месте — в течение 12 месяцев с даты его создания. Это необходимо, чтобы выполнить нормы требований по охране труда и обеспечить безопасность рабочего процесса в офисе.
Однако, если спецоценка выявила оптимальные или допустимые условия труда и отсутствие вредных или опасных производственных факторов, то повторно проводить процедуру оценки больше не нужно. Работодатель должен известить об этом Роструд, подав декларацию соответствия условий труда.
Читайте в Системе Кадры: Как провести специальную оценку условий труда
Вывод
Несмотря на то, что условия труда в офисах нечасто признаются вредными или опасными, административный персонал тоже должен проходить инструктажи по охране труда. Правила охраны труда в офисе закрепляются инструкциями, с которыми работники должны ознакомиться в обязательном порядке. Чтобы компании не пришлось платить крупный штраф, разработайте все необходимые нормативные документы по ОТ, заведите журналы для регистрации инструктажей и вовремя проводите спецоценку офисных рабочих мест.