Кадровики точно знают: никогда график отпусков не исполняется полностью. По разным причинам запланированные даты переносятся иногда на несколько месяцев, иногда незначительно. Разберем, по каким причинам можно перенести ежегодный оплачиваемый отпуск, как грамотно составить документы в разных случаях, какие документы оформлять не обязательно.
По каким причинам можно перенести ежегодный отпуск
Трудовой кодекс РФ предусматривает несколько причин, по которым можно перенести ежегодный оплачиваемый отпуск на другой срок. В таблице мы обобщили эти причины и пояснили, кто определяет новые даты отпуска после переноса.
Таблица 1. Причины, по которым можно перенести отпуск на другое время
|
Причины перенесения отпуска |
Примеры ситуаций, при которых перенесение отпуска возможно |
Необходимые документы |
Как определяется новый срок |
|
Обстоятельства, не зависящие от воли сторон (ч. 1 ст. 124 ТК РФ) |
Работник заболел до начала отпуска и к началу отпуска продолжает болеть.
Работник заболел в отпуске. Перенести на другой срок можно часть отпуска, которая совпала с периодом нетрудоспособности.
Во время отпуска работник исполнял гособязанности (был вызван на военные сборы, сдавал кровь, участвовал в заседаниях суда по уголовному делу и т.д.).
Отпуск полностью или частично совпал с учебным отпуском.
В период отпуска работник должен пройти обязательный медосмотр, запланированный работодателем.
Иные случаи, когда работник объективно не может воспользоваться ежегодным отпуском.* |
Отказать в перенесении отпуска нельзя. |
Работодателем с учётом пожеланий работника |
|
Вина работодателя (ч. 2 ст. 124 ТК РФ) |
Не соблюден срок выплаты отпускных (менее чем за три дня). Работника не предупредили о начале отпуска за 2 недели. |
Заявление работника. Работник вправе его написать, но не обязан это делать. Отказать в перенесении отпуск нельзя. |
Работник согласовывает новые даты отпуска |
|
Инициатива работодателя (ч. 3 ст. 124 ТК РФ) |
Если отпуск неблагоприятно отразится на нормальном ходе работы организации, его можно предоставить в другом рабочем году. Нельзя переносить работникам, которые работают во вредных условиях, и работникам до 18 лет. |
|
Не установлено, но не позднее 12 месяцев после окончания рабочего года, за который он предоставляется. |
|
После отзыва из отпуска (ч. 2 ст.125 ТК РФ) |
Работник был отозван из отпуска, неиспользованная часть отпуска переносится на другой срок. |
Заявление работника о предоставлении отпуска в новые сроки |
По выбору работника в удобное для него время |
|
Желание работника |
Работник, который имеет право на отпуск в удобное время, вправе потребовать перенести его на другой срок без всяких объяснений. |
Заявление работника Отказать в перенесении отпуска нельзя. |
Работником в одностороннем порядке
|
|
Работник, не относящийся к льготной категории, тоже может попросить перенести его отпуск по разным причинам (получение путевки в другое время, заболевание ребенка и т.д.). |
Заявление работника Удовлетворение просьбы оставлено на усмотрение работодателя. |
Работодателем с учетом пожеланий работника |
* Эти случаи целесообразно закрепить на локальном уровне (возможно, в разделе ПВТР, посвященному отпускам).
Отпускной сезон-2023: образцы документов и сервисы для кадровика
Редакция «Кадрового дела» подготовила полный гайд, который пригодится в сезон отпусков-2023. Сервисы сделают за вас всю рутинную работу, а готовые образцы документов сэкономят время и уберегут от штрафов. Скачивайте и берите в работу документы, расчётчики и инструкции от экспертов
Забрать образцы и сервисы >>>
Как оформить перенесение отпуска
ТК РФ не прописывает порядок действий работодателя при перенесении отпуска. Поэтому попробуем сами разобраться с документами.
- При перенесении отпуска по любой причине обязательно оформляют документ, инициирующий данную процедуру. Практически во всех случаях — это заявление работника. И только при перенесении отпуска по инициативе работодателя целесообразно вручить работнику уведомление (или предложение), на котором он выразит свое согласие (или несогласие). Согласие работника может быть оформлено и в виде отдельного документа по типу заявления. Работник не обязан озвучивать причины, по которым он просит перенести отпуск. Однако, если работодатель знает эту причину, нужно отталкиваться от неё. Если работник не имеет право требовать отпуск в удобное время, но хочет перенести отпуск по своему желанию, причину в заявлении целесообразно озвучить, чтобы руководитель смог принять обоснованное решение.
- Теперь нужно дождаться решения руководителя организации, которое выразится в резолюции на заявлении работника. Отказать работнику в перенесении отпуска можно только в одном случае — когда работник, не имеющий права использовать отпуск в удобное время, просит изменить запланированные даты по своему желанию. В остальных ситуациях отказать в перенесении отпуска нельзя. И резолюция в этих случаях нужна для согласования новой даты начала отпуска (или части отпуска). Работодатель может не согласовать новую дату начала отпуска, озвученную работником в заявлении, если:
-
- на этот период графиком отпусков запланирован отпуск другого работника, и их одновременное отсутствие может негативно сказаться на работе организации или ее структурного подразделения. Право одного работника на перенесение отпуска не может повлиять на право другого работника получить отпуск в запланированный графиком срок.
- в этот период будет проводиться важное мероприятие (сдача проекта, важный заказ, иное мероприятие), в котором работник играет ключевую роль.
Кроме того, при перенесении отпуска во всех случаях (кроме перенесения по инициативе работодателя) должно выполняться требование статьи 122 ТК РФ о ежегодном предоставлении отпуска. Это значит, что каждый отпуск работник получает в течение рабочего года. Поэтому, если новая дата отпуска, о которой просит работник, выходит за пределы текущего рабочего года, работодатель эту дату может не согласовать даже льготнику.
- Предположим, что стороны договорились и о перенесении отпуска, и о новых датах. Следующий шаг — отменить приказ о предоставлении отпуска со старыми датами, если он уже был издан. Для этого издают приказ «Об отмене приказа». Напомним, что этот приказ имеет такой же срок хранения, что и отменяемый приказ (в нашем случае – 5 лет), и помещается в то же дело. Если приказ о предоставлении отпуска не был издан, этот шаг пропускаем.
- Если работнику уже были перечислены отпускные, а отпуск был перенесен на другой месяц, то придется решать вопрос с возвратом отпускных. Просто так удержать их из зарплаты нельзя, такой случай не указан в статье 137 ТК РФ. Поскольку у работника возникла задолженность перед работодателем в связи с получением излишне выплаченной заработной платы, погасить ее можно только путем внесения полученных денежных средств в кассу. Если организация ещё не выплатила отпускные за оформленный отпуск со старыми датами, этот шаг тоже не нужен.
Читайте по теме в журнале «Кадровое дело»: Работник хочет повременить с отпуском. Как оформить перенос
В принципе, это все документы, которые фиксируют перенесение отпуска. Необязательно оформлять:
- приказ о перенесении отпуска,
- приказ о внесении изменений в график отпусков,
- отметку в графике отпусков о фактических датах использования отпуска (графы 7-9 графика отпусков УФ Т-7). Такого требования ТК РФ не содержит, а унифицированные формы больше не являются обязательными. Можно разработать и утвердить свою форму графика отпусков, в которой не будет блока для внесения сведений о фактических датах отпуска.
Когда придёт время предоставить работнику отпуск в новые сроки, оформляют стандартную процедуру:
- уведомляют о начале отпуска не позднее чем за 2 недели до начала,
- издают приказ о предоставлении отпуска,
- перечисляют отпускные за три дня до его начала.
Если до новой даты отпуска больше двух недель, то известить работника о начале отпуска нужно. Ведь статья 123 ТК РФ не устанавливает никаких исключений, её требование императивно, то есть не зависит ни от каких условий.
В столичной инспекции ГИТ считают, что если перенос времени отдыха произошел по согласованию сторон с учетом пожеланий работника, и новые сроки таковы, что работодатель не имеет возможности уведомить работника о начале отпуска в положенный срок, извещать работника под подпись о начале перенесенного отпуска не требуется (письмо ГИТ в городе Москве от 22.06.2023 №77/7-18497-23-ОБ/10-21479-ОБ/1450).
Важно:
- Издание приказа за 2 недели до начала отпуска и ознакомление с ним работника может считаться надлежащим извещением работника о начале отпуска. В этом случае уведомление можно не оформлять.
- Приказ о предоставлении отпуска не является обязательным с точки зрения трудового законодательства. Ознакамливать с ним работника под роспись также не является требованием ТК РФ.
- Приказ можно заменить другим документом, который объединит в себе заявление работника, визу его непосредственного руководителя и резолюцию директора (распорядительную надпись). Утвердить такой способ документирования лучше в каком-нибудь локальном акте.
- Для оформления приказа обычно используют унифицированную форму Т-6. Но имеет смысл утвердить свою форму приказа о предоставлении отпуска, исключив блок, предназначенный для подписи работника.
Пример документирования перенесения отпуска
Ситуация: в соответствии с графиком отпусков работнику оформили ежегодный отпуск с 1 сентября: приказ издали 30 августа, но отпускные не перечислили. 31 августа работник обратился с требованием перенести отпуск на другой срок.
- Принимаем заявление работника (форма заявления свободная).
Образец заявления о переносе отпуска в связи с невыплатой отпускных
- Составляем приказ об отмене приказа (форма не установлена, знакомить работника с этим приказом законодательство не обязывает).
Образец приказа об отмене приказа на отпуск
- Вручить уведомление о начале отпуска в октябре.
Уведомление о начале отпуска: образец
- Издать приказ о предоставлении отпуска в новые сроки.
Приказ о предоставлении ежегодного отпуска
Ближайшие бесплатные вебинары для кадровиков
7 апреля, понедельник. Спикер: Елена Карсетская, эксперт по трудовому праву, автор книг и статей по применению трудового законодательства.
