Каковы действия работодателя, если сотрудник не выходит на работу в течении нескольких дней, а связаться с ним не получается?

Если сотрудник пропал необходимо предпринять следующие действия:

- необходимо составить акт за подписью двух-трех свидетелей об отсутствии работника на рабочем месте. Лучше всего, конечно, оформить такой акт в первый же день, когда сотрудник не вышел на работу. Однако можно составить его и позже - в любой из последующих дней;

- попытаться выяснить причины отсутствия, потребовать от работника письменного объяснения причин его отсутствия. Это можно сделать путем направления по его адресу письма (заказного, с уведомлением и описью вложения) с предложением дать письменное объяснение. Если по истечении двух рабочих дней после получения письма (дата будет проставлена на уведомлении) объяснение не будет дано, составьте акт об отказе от дачи объяснений;

Все о работнике длительное время не выходящем на работу: выясняем причину вы узнаете, если прочитаете материал по ссылке.

Важный момент: Если письма, отправленные по нескольким адресам, возвращаются без ответа, их нужно сохранить и зарегистрировать в журнале входящей документации.

На основании отметки о неполучении письма надо составить акт о том, что объяснение причин отсутствия на работе от сотрудника не получено.

- с первого дня отсутствия работника в табеле учета рабочего времени имеет смысл проставлять ему отметку "НН" - "неявка по невыясненным причинам". А бухгалтерия соответственно должна прекратить начислять ему зарплату. Если работодатель упустит этот момент, впоследствии он не сможет доказать в суде, что сотрудник вообще отсутствовал на работе.

До того момента, пока не установите причину отсутствия работника, увольнять его за прогул не рекомендуется. Ведь все это время он мог болеть или у него были иные уважительные причины отсутствия, и тогда по решению суда такого сотрудника придется восстановить на работе.

Если сотрудник появиться на работе и предъявит документ, подтверждающий уважительную причину его отсутствия (например, листок нетрудоспособности), то нужно будет подготовить корректировочный табель, в котором на основании оправдательного документа внести правильные записи о причинах отсутствия. В зависимости от оправдательного документа будет решаться вопрос о возможности оплаты дней его отсутствия.

Если в последствии сотрудник появится на работе и не предъявит листок временной нетрудоспособности или иной оправдательный документ, то необходимо затребовать от него объяснение по факту его отсутствия в течение всего периода.

Исчисление срока для дачи объяснений начинается со следующего дня, и в установленный законодательством двухдневный срок не включаются выходные дни. После этого в течение месяца со дня обнаружения проступка (в этот срок не включается время болезни и отпуска работника) руководитель организации принимает решение о том, какое взыскание применить к работнику. В Вашем случае днем обнаружения проступка можно считать и день явки работника на работу без оправдательных документов.

Если работник будет отсутствовать длительное время (более года), а розыскные мероприятия не дадут эффекта, то работодатель вправе обратиться в суд с заявлением о признании работника безвестно отсутствующим ( ст. 42 ГК РФ) . На основании решения суда в этом случае можно произвести увольнение по п. 6 части первой ст. 83 Трудового Кодекса РФ.

Невостребованные работником документы, в том числе его трудовую книжку, необходимо хранить 75 лет.

Более подробно о наложении дисциплинарного взыскания прописано ниже, в материалах Системы.

Подробнее в материалах Системы:

1. Ситуация: Как поступить, если сотрудник долгое время не появляется на работе и не дает о себе знать

Если сотрудник не появляется на работе и не дает о себе знать, работодателю следует предпринять действия по его поиску.

Законодательством обязанность работодателя производить поиск сотрудника не предусмотрена. Вместе с тем, до выяснения фактов о состоянии сотрудника (силами работодателя или через суд) у организации нет оснований его уволить. Нельзя исключать вероятность того, что сотрудник отсутствует по уважительной причине (например, задержан правоохранительными органами или попал в аварию и находится без сознания). Поэтому если в подобной ситуации оформить увольнение сотрудника без установления фактов его отсутствия, то у сотрудника будут все основания обратиться в суд с просьбой восстановить его на работе.

С учетом указанного, когда сотрудник не появляется на работе и не дает о себе знать, работодателю рекомендуется предпринять следующие действия:

• составить акт отсутствия сотрудника на работе (и составлять его ежедневно вплоть до выяснения причин такого отсутствия);

• направить сотрудника организации по местожительству пропавшего сотрудника для выяснения причин его отсутствия. При этом сотруднику желательно иметь при себе письменный запрос объяснений о причинах отсутствия на случай, если «пропавший» окажется дома;

• в случае отсутствия сотрудника по местожительству направить запрос письменных объяснений заказным письмом с уведомлением о вручении. Важно, чтобы такое письмо имело опись вложения и объявленную ценность, иначе работодатель не сможет доказать в суде, что сотруднику был выслан запрос, а не чистый лист;

• направить запросы в медицинские учреждения по местожительству сотрудника, связаться с родственниками, друзьями;

• подать заявление в правоохранительные органы (полицию) по местожительству сотрудника. Сотрудники полиции обязаны принять заявление, выдать уведомление о его принятии и регистрации.

Дальнейший порядок действий зависит от результатов поиска.

Например, если выяснится, что сотрудник не появляется на работе в связи с задержанием правоохранительными органами или назначением судом наказания, то это является уважительной причиной отсутствия. Работодатель может уволить такого сотрудника только при наличии вступившего в законную силу приговора суда (п. 4 ч. 1 ст. 83 ТК РФ).

Если пропавший сотрудник будет обнаружен и не предъявит уважительных причин отсутствия, то работодатель может его уволить за прогул (подп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).

Если сотрудник будет отсутствовать продолжительное время, а разыскные мероприятия правоохранительных органов не принесут результата, то работодатель имеет право обратиться в суд с заявлением о признании сотрудника безвестно отсутствующим либо умершим. Гражданин признается безвестно отсутствующим, если в течение года в его местожительстве нет сведений о том, где он находится. Гражданин объявляется умершим, если таких сведений нет в течение пяти лет. Об этом сказано в статьях 42 и 45 Гражданского кодекса РФ.

После того как суд удовлетворит заявление, трудовой договор с пропавшим сотрудником можно будет расторгнуть по пункту 6 части 1 статьи 83 Трудового кодекса РФ (письмо Роструда от 5 сентября 2006 г. № 1552-6).

Следует отметить, что при длительном отсутствии сотрудника вопрос с его заменой и штатным расписанием может быть решен несколькими способами. В частности, работодатель может:

• назначить исполняющим обязанности штатного сотрудника без изменения штатного расписания;

• принять нового сотрудника, увеличив штатную численность.

Совет редактора: в случае прекращения трудового договора в связи со смертью сотрудника, не указывайте в трудовой книжке «уволен». Верной будет формулировка: «Трудовой договор прекращен в связи со смертью сотрудника». А в приказе по форме № Т-8 зачеркните слово «уволен» (постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1). Если организация применяет самостоятельно разработанную форму приказа, то также учтите этот момент в зависимости от того, какие формулировки изначально присутствуют в форме.

Пример оформления увольнения в случае смерти сотрудника

Сотрудник организации В.К. Волков скоропостижно скончался. В связи со смертью трудовой договор с ним был прекращен. Руководитель организации издал приказ по форме № Т-8. Ответственным за ведение кадрового учета была внесена запись в трудовую книжку сотрудника о прекращении трудового договора в связи с его смертью.

Из ответа «Как оформить увольнение по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон трудового договора»

2. Ответ: Как применить дисциплинарное взыскание

Виды дисциплинарных взысканий

За дисциплинарный проступок организация может наказать сотрудника, применив к нему одно из следующих взысканий:

• замечание;

• выговор;

• увольнение по соответствующим основаниям.

Такие виды взысканий приведены в части 1 статьи 192 Трудового кодекса РФ.

Перечень дисциплинарных взысканий в Трудовом кодексе РФ закрыт. Но для отдельных категорий сотрудников федеральными законами, уставами и положениями о дисциплине могут быть предусмотрены и другие виды наказаний (ч. 2 ст. 192 ТК РФ). Например, к гражданским служащим в дополнение к общему перечню применяются и такие взыскания:

• предупреждение о неполном должностном соответствии (подп. 3 п. 1 ст. 57 Закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ);

• освобождение от замещаемой должности гражданской службы (подп. 4 п. 1 ст. 57 Закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ).

Взыскания, не предусмотренные законодательством, назначить сотрудникам нельзя (ч. 4 ст. 192 ТК РФ). Например, такой меры, как строгий выговор, в Трудовом кодексе РФ нет. Он предусмотрен лишь в специальных положениях о дисциплине, в частности, в Уставе, утвержденном постановлением Правительства РФ от 21 сентября 2000 г. № 708, который регламентирует дисциплину работников рыбопромыслового флота. Следовательно, применить строгий выговор можно лишь к тем работникам, на которых такие уставы (положения) распространяются. Также организация не вправе утверждать систему штрафов за опоздание, курение в неположенном месте и т. п.

Основания применения увольнения

Работодатель вправе применить увольнение в качестве крайней меры дисциплинарного взыскания лишь при наличии строго определенных, установленных законом оснований. Такими основаниями являются:

• совершение дисциплинарного проступка сотрудником, уже имеющим хотя бы одно неснятое (непогашенное) дисциплинарное взыскание;

• прогул;

• появление на работе в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения;

• разглашение охраняемой законом тайны (государственной, коммерческой, служебной и иной, в т. ч. разглашение персональных данных другого сотрудника), ставшей известной сотруднику в связи с исполнением им трудовых обязанностей;

• совершение по месту работы хищения (в т. ч. мелкого) чужого имущества, растраты, умышленного его уничтожения или повреждения, установленных вступившим в законную силу приговором суда или постановлением судьи, органа, должностного лица, уполномоченных рассматривать дела об административных правонарушениях;

• установленное комиссией по охране труда или уполномоченным по охране труда нарушение сотрудником требований охраны труда, если это нарушение повлекло за собой тяжкие последствия (несчастный случай на производстве, авария, катастрофа) либо создало реальную угрозу наступления таких последствий;

• принятие необоснованного решения руководителем организации (филиала, представительства), его заместителями и главным бухгалтером, повлекшего нарушение сохранности имущества, неправомерное его использование или иной ущерб имуществу организации;

• однократное грубое нарушение руководителем организации (филиала, представительства), его заместителями своих трудовых обязанностей;

• совершение виновных действий сотрудником, непосредственно обслуживающим денежные или товарные ценности, если эти действия дают основание для утраты к нему доверия, если виновный проступок совершен по месту работы и в связи с исполнением трудовых обязанностей;

• совершение сотрудником, выполняющим воспитательные функции, аморального проступка, несовместимого с продолжением данной работы, если виновный проступок совершен по месту работы и в связи с исполнением трудовых обязанностей;

• повторное в течение одного года грубое нарушение сотрудником-педагогом устава образовательного учреждения;

• спортивная дисквалификация сотрудника-спортсмена на срок шесть и более месяцев;

• нарушение спортсменом (в т. ч. однократное) общероссийских и (или) международных антидопинговых правил, признанное нарушением по решению соответствующей антидопинговой организации.

Такие правила установлены частью 3 статьи 192 Трудового кодекса РФ.

Ответственность за неправомерные взыскания

Если трудовая инспекция установит, что в организации применяется незаконная система наказаний (дисциплинарных взысканий), организацию (ее должностных лиц) могут привлечь к административной ответственности (ст. 5.27 КоАП РФ).

Инспекторы могут обнаружить нарушение трудового законодательства в ходе проверки организации или узнать о нем из жалобы сотрудника.

Общий подход к назначению взыскания

Дисциплинарное взыскание должно быть справедливым. Например, увольнение сотрудника за однократное опоздание на работу (по уважительной причине или при отсутствии на рабочем месте менее четырех часов подряд без уважительных причин) будет расценено как увольнение, не соразмерное всей тяжести проступка. В этом случае сотруднику можно объявить выговор или сделать замечание. Кроме того, взыскание – это право, а не обязанность работодателя. Организация может и не наказывать сотрудника, приняв во внимание его хорошую предыдущую работу, личные обстоятельства и т. п. Это следует из положений части 1 статьи 192 Трудового кодекса РФ.

Не являются дисциплинарными проступками:

• отказ сотрудника выполнять работу, которая опасна для его жизни или здоровья (ч. 7 ст. 220 ТК РФ);

• отказ сотрудника выполнять не предусмотренные трудовым договором тяжелые или вредные работы (ч. 7 ст. 220 ТК РФ);

• участие в забастовке (за исключением случаев неисполнения сотрудниками обязанности прекратить незаконную забастовку) (ч. 2 ст. 414, ч. 6 ст. 413 ТК РФ).

За один дисциплинарный проступок можно назначить только одно наказание (ч. 5 ст. 193 ТК РФ).

Внимание: наказывая сотрудника за ненадлежащее исполнение трудовых обязанностей, учтите, что эти обязанности должны быть действительно возложены на него и закреплены в трудовом договоре, должностной инструкции и т. п. (ст. 56 ТК РФ). В противном случае сотрудник может обжаловать дисциплинарное взыскание, сославшись на то, что в круг его трудовых обязанностей не входила та работа, которую он якобы не исполнил.

Выявление нарушения

Процедура наложения дисциплинарного взыскания предусмотрена в статье 193 Трудового кодекса РФ. Прежде чем наложить дисциплинарное взыскание, нужно документально подтвердить сам факт нарушения трудовой дисциплины.

Для подтверждения отсутствия сотрудника на работе сделайте отметку в табеле учета рабочего времени по форме № Т-12 или № Т-13. Табель учета рабочего времени по форме № Т-13 применяется при автоматизированной обработке данных. Образцы форм и указания по их заполнению утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

В том случае, когда неизвестна причина отсутствия сотрудника на рабочем месте, в табеле поставьте буквенный код «НН». Если в дальнейшем сотрудник представит документы, подтверждающие болезнь, или будет признан факт прогула, табель нужно уточнить. В нем буквенный код «НН» исправьте на код «Б» – временная нетрудоспособность (болезнь) или «ПР» – прогулы (отсутствие на рабочем месте без уважительных причин). Условные обозначения явок и неявок приведены на титульной стороне табеля по форме № Т-12, утвержденной постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Если речь идет о неисполнении трудовых обязанностей, понадобятся доказательства неудовлетворительной работы сотрудника – жалобы клиентов, планы и графики работы, технические задания и т. п. Таким подтверждением может быть служебная записка непосредственного руководителя и (или) акт, составленный в присутствии двух и более свидетелей.

Объяснительная сотрудника

После выявления проступка потребуйте от сотрудника написать объяснительную записку. В ней он должен изложить причины и обстоятельства совершенного дисциплинарного проступка. Причины нужно внимательно проанализировать и установить, являются они уважительными или неуважительными. Если по истечении двух рабочих дней объяснение сотрудник не представил, нужно составить акт об отказе дать объяснение за подписью двух или более свидетелей. Имея на руках такой акт, организация может наложить дисциплинарное взыскание и без объяснений сотрудника. Такой порядок предусмотрен в частях 1 и 2 статьи 193 Трудового кодекса РФ.

Приказ о наложении взыскания

Когда все доказательства вины сотрудника будут собраны, оформите приказ о наложении дисциплинарного взыскания. Если взысканием является замечание или выговор, то приказ оформите в произвольной форме. А если в качестве взыскания организация уволит сотрудника, оформите приказ о прекращении (расторжении) трудового договора по унифицированной форме № Т-8 (постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1). Издавать дополнительный приказ о применении дисциплинарного взыскания в виде увольнения в этом случае не требуется. Вместе с тем, и издание двух приказов не считается нарушением трудового законодательства. Аналогичные разъяснения приведены в письме Роструда от 1 июня 2011 г. № 1493-6-1.

В течение трех рабочих дней (не считая времени отсутствия сотрудника на работе) после издания приказа с ним нужно ознакомить сотрудника под подпись. Если сотрудник откажется это сделать, составьте акт об отказе (в произвольной форме). Об этом сказано в части 6 статьи 193 Трудового кодекса РФ.

Трудовая книжка

Если взысканием является замечание или выговор, то в трудовую книжку сведения о дисциплинарном взыскании не заносите. В личную карточку такие сведения вносить также не обязательно. Однако при необходимости (например, для обеспечения внутреннего учета) данную информацию можно отразить в разделе X «Дополнительные сведения» формы № Т-2.

Если же взысканием является увольнение, то в трудовую книжку внесите запись о прекращении трудового договора, а личную карточку закройте (п. 5.3 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69, указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1).

Сроки применения взыскания

Наложить на сотрудника дисциплинарное взыскание можно не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка. Течение этого срока приостанавливается на время:

• болезни сотрудника;

• отпуска сотрудника;

• необходимое на учет мнения профсоюза (при его наличии в организации).

Об этом сказано в части 3 статьи 193 Трудового кодекса РФ.

При этом к отпуску, прерывающему течение месячного срока, следует относить все отпуска: ежегодные (основные и дополнительные), учебные, без сохранения зарплаты. Отсутствие сотрудника на работе по иным основаниям, в том числе и в связи с использованием дней отдыха (отгулов) независимо от их продолжительности (например, при вахтовом методе организации работ), не прерывает течение указанного срока. Об этом говорится в подпунктах «в», «г» пункта 34 постановления Пленума Верховного суда РФ от 17 марта 2004 г. № 2.

В то же время с момента совершения проступка не должно пройти больше шести месяцев. Исключение – проступки, которые обнаружил ревизор, аудитор или другой проверяющий. Тогда наказать сотрудника можно, если с момента совершения проступка прошло не более двух лет. Это относится к тем проступкам, которые обнаруживаются не сразу после совершения, а через какое-то время (например, хищение, растрата денежных средств организации). В шестимесячный (двухлетний) срок не включается время производства по уголовному делу. Если проступок был обнаружен более чем через шесть месяцев (два года) с момента его совершения, привлечь сотрудника к ответственности нельзя. Данное положение предусмотрено в части 4 статьи 193 Трудового кодекса РФ.

Ограничение на увольнение за проступок

Уволить за дисциплинарный проступок, даже если для этого есть основания, можно не каждого сотрудника. Процедура расторжения трудового договора с отдельными категориями сотрудников усложнена. Например, беременных женщин вообще нельзя уволить по инициативе работодателя. Исключение – случаи ликвидации организации или истечения срока действия трудового договора, заключенного на срок отсутствия основного сотрудника (если нет подходящей вакантной должности) (ч. 1 и 3 ст. 261 ТК РФ). Члена профсоюза нельзя уволить за неоднократное неисполнение трудовых обязанностей без учета мнения профсоюза (ч. 2 ст. 82 ТК РФ). Несовершеннолетнего сотрудника нельзя уволить за дисциплинарный проступок без согласия трудовой инспекции и комиссии по делам несовершеннолетних (ст. 269 ТК РФ). Если вы проведете увольнение без учета этих норм, сотрудник при обращении в суд будет восстановлен на работе (ст. 394 ТК РФ).

Погашение взыскания

В трудовом законодательстве предусмотрено погашение дисциплинарных взысканий. То есть с момента погашения считается, что у сотрудника нет проступка и наказания. Это возможно, если в течение года после привлечения к ответственности сотрудник не будет привлечен к дисциплинарной ответственность вновь. Об этом говорится в части 1 статьи 194 Трудового кодекса РФ.

Однако дисциплинарное взыскание можно снять с сотрудника и ранее. Например, по инициативе работодателя, просьбе самого сотрудника, ходатайству его непосредственного руководителя или представительного органа трудового коллектива. Об этом сказано в части 2 статьи 194 Трудового кодекса РФ.

Просьба о снятии дисциплинарного взыскания может быть выражена в заявлении (если просит сам сотрудник), служебной записке (если просьба исходит от непосредственного руководителя), ходатайстве профсоюза или другого представительного органа. Если руководитель организации согласен досрочно снять с сотрудника взыскание, он ставит на этом документе положительную резолюцию. После этого нужно оформить приказ о снятии дисциплинарного взыскания. Типовой формы такого документа в законодательстве не предусмотрено, поэтому приказ можно составить в произвольной форме.

Иван Шкловец

заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

3. Формы документов: Служебная записка о совершении дисциплинарного проступка

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 10

о совершении дисциплинарного проступка А.И. Ивановым

г. Москва 04.08.2011

Довожу до Вашего сведения, что А.И. Иванов, дежуривший в производственном цехе, в ночное время самовольно покинул пост и отсутствовал примерно час. Своими действиями он нарушил пункт 3.11 трудового договора и пункт 4.12 должностной инструкции.В ночь с 3 на 4 августа 2011 года Иванов согласно графику сменности дежурил в производственном цехе. Около 23.00 ч он отлучился в близлежащий магазин и появился только около 24.00 ч. В отсутствие Иванова на посту сработала пожарная сигнализация. Ложный сигнал о пожаре был автоматически переадресован на пульт городской службы спасения. В 23.20 прибыла бригада пожарных, которые обнаружили, что Иванова нет на рабочем месте. Утром они сообщили об этом в организацию. Иванов сначала не сознавался в совершенном проступке, затем признался и пояснил, что отсутствовал около часа.

Учитывая вышеизложенное, полагаю, что Иванову следует объявить выговор за нарушение трудовой дисциплины.

Приложения:

1. Объяснительная записка А.И. Иванова от 04.08.2011 № 14.

Начальник цеха В.К. Волков

4. Формы документов: Служебная записка о невыполнении трудовых обязанностей

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 10

о невыполнении трудовых обязанностей А.В. Дежневой

г. Москва 07.08.2006

7 августа 2006 года кассир А.В. Дежнева без уважительных причин отказалась выполнить мое распоряжение. В 15.00 я вызвала Дежневу в кабинет и попросила в срочном порядке выдать сотрудникам А.И. Иванову и А.С. Кондратьеву деньги на командировочные расходы. Однако Дежнева без объяснения причин закрыла кассу и ушла. В результате работникам пришлось изменить время командировки, переоформлять все командировочные документы и менять билеты. Поскольку Дежнева в апреле 2006 года уже привлекалась к дисциплинарной ответственности (приказ об объявлении выговора от 10 апреля 2006 г. № 7К), считаю возможным уволить ее за неоднократное неисполнение трудовых обязанностей по пункту 5 статьи 81 Трудового кодекса РФ.

Приложения:

1. Объяснительная записка А.В. Дежневой от 7 августа 2006 г. № 11.

2. Копия приказа об объявлении выговора от 10 апреля 2006 г. № 7К.

Главный бухгалтер А.С. Глебова

5. Формы документов: Акт об отсутствии сотрудника на рабочем месте (для подтверждения факта прогула)

АКТ № 12

об отсутствии на рабочем месте А.И. Иванова

Время составления акта: 14 час. 30 мин.

г. Москва 22.08.2012