Должностная инструкция заместителя начальника отдела кадров

Рассмотрев Ваш вопрос, можно сказать, что должность «заместитель» в соответствии с Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94, утвержденным постановлением Госстандарта России от 26 декабря 1994 г. № 367, является производной от соответствующей должности, в частности, главного инженера.

В свою очередь, должность "Начальник отдела кадров" включена в Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37. При этом, в данный Справочник не включены квалификационные характеристики производных должностей (старших и ведущих специалистов, а также заместителей руководителей подразделений). Должностные обязанности этих работников, требования к их знаниям и квалификации определяются на основе содержащихся в Справочнике характеристик соответствующих базовых должностей.

Следовательно, при составлении должностной инструкции Заместитель начальника отдела кадров необходимо воспользоваться квалификационными характеристиками, предусмотренными для должности Начальник отдела кадров.

Таким образом, ниже приведена примерная должностная инструкция заместителя начальника отдела кадров. На ее основе Вы можете разработать свою должностную инструкцию, с учетом фактических обстоятельств деятельности Вашей организации.

Подробности в материалах Системы:

1. Ответ: Как оформить должностную инструкцию

Составление должностной инструкции

Обязанность по составлению должностных инструкций установлена только для государственных органов (ст. 47 Закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ). Оштрафовать организацию, не являющуюся госорганом, за отсутствие инструкций нельзя (письмо Роструда от 9 августа 2007 г. № 3042-6-0).

Вместе с тем, есть веские аргументы в пользу оформления должностной инструкции. Ее наличие позволит организации:

• обосновать увольнение сотрудника в связи с несоответствием занимаемой должности;

• равномерно распределить обязанности между похожими должностями;

• доказать в суде правомерность наложения дисциплинарного взыскания на сотрудника;

• корректно провести аттестацию персонала и т. п.

Должностная инструкция составляется по каждой штатной должности.

Совет редактора: именные инструкции не составляйте, иначе их придется утверждать заново при каждой смене кадров. Если несколько сотрудников занимают одинаковые должности и выполняют одинаковые обязанности, то достаточно составить единую для всех должностную инструкцию и ознакомить с ней каждого сотрудника. Если сотрудники занимают одинаковые должности, а выполняют разные обязанности, то лучше переименовать должности и назвать их по-разному.

Порядок составления должностной инструкции законодательством не урегулирован, поэтому работодатель самостоятельно решает, как ее оформлять. На практике должностная инструкция может быть оформлена как приложение к трудовому договору или как самостоятельный документ. Аналогичные разъяснения содержатся в письме Роструда от 31 октября 2007 г. № 4412-6.

Разделы должностной инструкции

Независимо от способа оформления должностная инструкция, как правило, состоит из следующих разделов:

• общие положения;

• должностные обязанности;

• права;

• ответственность.

Нина Ковязина
заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

2. Ситуация: При какой численности отдела можно вводить должность заместителя начальника отдела

Ответ на этот вопрос зависит от того, является организация коммерческой или бюджетной.

Должность «заместитель» в соответствии с Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94, утвержденным постановлением Госстандарта России от 26 декабря 1994 г. № 367, является производной от соответствующей должности, в частности, начальника отдела.

В бюджетной организации определите, есть ли ограничения на введение должности «заместитель начальника отдела». Так, например, в органах управления образованием должности заместителя начальника отдела вводятся, если штатная численность отдела составляет шесть и более сотрудников (Типовые структуры, введенные письмом Минобразования России от 17 ноября 2003 г. № 38-06-11). Аналогичным образом минимальная численность сотрудников для введения должности «заместитель начальника отдела» установлена и во многих других бюджетных организациях и учреждениях (см., например, приказ ФСИН России от 23 января 2012 г. № 24, постановление правительства г. Москвы от 21 января 2003 г. № 18-ПП и т. п.).

Коммерческие же организации вправе самостоятельно решать, при какой численности сотрудников структурного подразделения необходимо вводить должность заместителя начальника отдела.

Нина Ковязина
заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

Образец должностной инструкции заместителя начальника отдела кадров

Закрытое акционерное общество «Альфа»

Должностная инструкция № 7
заместителя начальника отдела кадров

г. Москва 22.01.2007

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Заместитель начальник отдела кадров назначается на должность и освобождается от должности генеральным директором по представлению руководителя подразделения.

1.2. Заместитель начальника отдела кадров подчиняется непосредственному руководителю.

1.3. В своей деятельности заместитель начальника отдела кадров руководствуется действующим законодательством, уставом организации, локальными нормативными актами организации, приказами и распоряжениями генерального директора.

1.4. В период отсутствия заместителя начальника отдела кадров (отпуск, болезнь, командировка) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке.

2. КВАЛИФИКАЦИОННЫЕ ТРЕБОВАНИЯ

2.1. На должность заместителя начальника отдела кадров назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование (желательно в области менеджмента, юридическое и/или психологическое), а также опыт работы заместителем не менее двух лет.

2.2. Заместитель начальника отдела кадров должен знать:

– трудовое и гражданское законодательство РФ;

– методические материалы по управлению персоналом;

– структуру организации и перспективы ее развития;

– кадровую политику и кадровую стратегию организации;

– формы, методы и средства обучения сотрудников;

– порядок заключения договоров на обучение с учебными заведениями и финансирования затрат на обучение;

– порядок ведения учета и составления отчетности по подготовке кадров и повышению их квалификации;

– порядок оформления, ведения и хранения трудовых книжек и личных дел сотрудников;

– порядок расчета общего и непрерывного стажа работы, льгот, компенсаций, оформления пенсий;

– порядок учета движения кадров и составления установленной отчетности, ведения банка данных о персонале организации;

– единую государственную систему делопроизводства, стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации, схемы документооборота;

– порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения;

– сроки и порядок сдачи дел в архив;

– порядок контроля за исполнением документов;

– основы экономики, этики, социологии, психологии, правила делового общения;

– компьютерные программы и современные информационные системы по работе с кадрами;

– правила охраны труда и техники безопасности.

3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Заместитель начальника отдела кадров:

3.1. Руководит сотрудниками отдела кадров в отсутствие начальника отдела кадров.

3.2. Определяет критерии поиска и подбора персонала.

3.3. Разрабатывает планы, методики и программы обучения и развития персонала.

3.4. Разрабатывает и внедряет локальные нормативные акты организации.

3.5. Обеспечивает заключение договоров с учреждениями профессионального образования, курсами повышения квалификации, организациями, в том числе зарубежными, по обучению и стажировке персонала, определение затрат на обучение, организует направление сотрудников на учебу в соответствии с заключенными договорами, оформляет необходимые документы сотрудникам, направляемым на обучение за рубеж.

3.6. Обеспечивает постоянное повышение уровня профессиональных знаний, умений и навыков сотрудников организации в соответствии с целями и стратегией организации, кадровой политикой, направлениями и уровнем развития техники, технологии и организации управления, освоением новых видов товаров, работ (услуг) для эффективной работы организации.

3.7. Организует проведение аттестации сотрудников, ее методическое и информационное обеспечение, принимает участие в анализе результатов аттестации, разработке мероприятий по реализации решений аттестационных комиссий, определяет круг специалистов, подлежащих повторной проверке.

3.8. Изучает причины текучести кадров, участвует в разработке мероприятий по ее снижению.

3.9. Ведет учет личного состава организации и ее подразделений в соответствии с унифицированными формами первичной учетной документации.

3.10. Организует и выполняет:

– своевременный прием, перевод и увольнение сотрудников в соответствии с трудовым законодательством, положениями и приказами генерального директора, а также другую установленную документацию по кадрам;

– формирование и ведение личных дел сотрудников, внесение в них изменений, связанных с трудовой деятельностью;

– подготовку необходимых материалов для квалификационных, аттестационных, конкурсных комиссий и представление сотрудников к поощрениям и награждениям;

– заполнение, учет и хранение трудовых книжек;

– подсчет трудового стажа, выдачу справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности сотрудников;

– учет предоставления отпусков сотрудникам, контроль за составлением и соблюдением графиков отпусков;

– оформление карточек пенсионного страхования, других документов, необходимых для назначения пенсий сотрудникам организации и их семьям, установления льгот и компенсаций;

– подготовку документов по истечении установленных сроков текущего хранения к сдаче на хранение в архив.

3.11. Осуществляет контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях организации и соблюдением сотрудниками Правил трудового распорядка.

3.12. Ведет установленную отчетность по учету личного состава и работе с кадрами.

4. ПРАВА

Заместитель начальника отдела кадров имеет право.

4.1. Знакомиться с проектами решений генерального директора, касающимися деятельности отдела кадров.

4.2. Взаимодействовать с руководителями всех структурных подразделений организации по кадровым вопросам. Запрашивать у руководителей и других сотрудников необходимую информацию (отчеты, объяснения и т. д.), а также разъяснения обо всех сделках, контактах и проектах организации с целью проведения анализа потребности организации в соответствующих специалистах.

4.3. Вступать в официальные взаимоотношения с любыми юридическими и физическими лицами в рамках полномочий, предоставленных ему настоящей инструкцией. В необходимых случаях представлять организацию во взаимоотношениях с государственными органами.

4.4. Требовать от генерального директора оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

4.5. Рекомендовать генеральному директору:

– принимать, переводить (перемещать), увольнять сотрудников, непосредственно подчиненных начальнику отдела кадров;

– производить в организации необходимые структурные преобразования.

4.6. Выдвигать и защищать перед руководством организации проекты развития, обучения и управления персоналом.

В отсутствие начальника отдела кадров распределять обязанности между сотрудниками отдела кадров, составлять их должностные инструкции, контролировать их выполнение.

4.7. Готовить предложения о поощрении сотрудников отдела кадров, отличившихся в решении вопросов, входящих в их компетенцию, и предложения о наложении дисциплинарных взысканий на сотрудников отдела кадров за неисполнение или ненадлежащее исполнение ими должностных обязанностей.

4.8. Подписывать и визировать в отсутствие начальника отдела кадров:

– документы внутреннего характера (служебные записки, внутреннюю переписку, отчеты, представления и т. д.);

– документы внешней переписки;

– платежные документы о расходовании средств в пределах утвержденного бюджета.

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

5.1. Заместитель начальника отдела кадров несет дисциплинарную ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него должностных обязанностей в пределах, предусмотренных трудовым законодательством РФ.

5.2. В случае причинения действиями либо бездействием заместителем начальника отдела кадров ущерба организации (в любом виде и размере) он обязан принять все меры к минимизации ущерба и его ликвидации. За причиненный ущерб заместитель начальника отдела кадров несет материальную ответственность в пределах, предусмотренных трудовым и гражданским законодательством РФ.

5.3. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, заместитель начальника отдела кадров несет ответственность в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством РФ.

Должностная инструкция разработана в соответствии с приказом генерального директора от 25 декабря 2006 г. № 13.

СОГЛАСОВАНО

Заместитель начальника
отдела кадров ____________ Е.Э. Громова

22.01.2007

С настоящей инструкцией ознакомлен.
Один экземпляр получил на руки и обязуюсь хранить на рабочем месте.

Начальник отдела кадров ____________ Е.Э. Громова

22.01.2007