Поможем разобраться в тонкостях заполнения трудовой книжки в соответствии с новым порядком их ведения и хранения. Узнайте, какие типы записей следует вносить, что написать на титульном листе, нужны ли записи о совместительстве или вахтовом методе работы, а также как изменились правила заполнения в 2025 году.
- Новые бланки трудовых книжек с 1 января 2023 года
- Виды трудовых книжек: бумажная и электронная
- Трудовая книжка в 2025 году: правила заполнения
- Оформление новой трудовой книжки: инструкция для кадровика
- Заполнение трудовой книжки
- Трудовая книжка: как исправить ошибки
- Трудовая книжка: режим и характер работы
- Книга учета трудовых книжек
Новые бланки трудовых книжек с 1 января 2023 года
С 1 января 2023 года в продаже появятся новые бланки трудовых книжек и вкладышей (приказ Минфина от 11.04.2022 № 55н). Их в Правительстве запланировали напечатать, ещё когда Минтруд в 2021 году утвердил новый порядок заполнения трудовых, который остается актуальным и в 2025 году, после того как Гознак напечатает новые бланки. При этом уничтожать бланки 2003 года работодателям не придется. В этот раз чиновники позволили продолжать использовать старые бланки, пока они не закончатся в компаниях (п. 3 постановления Правительства от 24.07.2021 № 1250). А вот после этого уже придётся докупать новые бланки 2023 года.
Образец заполнения нового бланка трудовой книжки от редакции «Кадрового дела»
Трудовая книжка — это основной документ, который подтверждает стаж работника. Хотя в этой области активно внедряется цифровизация, остаются актуальными и бумажные трудовые. Так, например, с 1 сентября 2021 года утвердили новый Порядок ведения и хранения (приказ Минтруда России от 19.05.2021 № 320н).
Учтите, что сотрудники при приёме уже могут приносить вам бланки трудовых книжек 2023 года. Проверяйте их, потому что книжка может быть поддельная. Например, если в трудовой-2023 есть записи о работе в 2021 или 2022 году — это тревожный звоночек. Тогда бланки новой трудовой в продажу ещё не поступили. Но это может быть и дубликат, который неправильно оформил ваш коллега с прошлого места работы сотрудника. На что обратить внимание, если работник принёс вам книжку образца-2023, подсказала редакция «Кадрового дела» >>>
Только в Системе Кадры вы найдете самую большую базу образцов записей в трудовую книжку по новым правилам
В справочнике — 100 готовых образцов, как типовых, так и уникальных, с разбивкой по всем возможным кадровым ситуациям: приём, увольнение, перевод, награждение, внесение изменений в бланк и отмена неверных записей.
Виды трудовых книжек: бумажная и электронная
Трудовая книжка в электронном виде призвана полностью заменить свой бумажный аналог. Все сведения о рабочей деятельности хранятся в СФР, а работодатели актуализируют данные, сдавая в Фонд отчёт ЕФС-1. Получить информацию из Фонда сотрудник может, запросив справку СТД-СФР. Но это не значит, что бумажная трудовая книжка ушла в прошлое. Многие сотрудники выбрали её, и кадровики по-прежнему должны заполнять бумажные бланки. Более того, с 1 сентября 2021 года чиновники усовершенствовали правила хранения и ведения трудовых книжек, когда вступил в силу приказ Минтруда России от 19.05.2021 № 320н. А с 1 января 2023 года обновили и сам бланк.
Как вести трудовые книжки по новому порядку Минтруда: образцы записей от редакции «Кадрового дела»
Трудовая книжка в 2025 году: правила заполнения
Ориентируйтесь на требования ТК РФ и Порядок ведения и хранения трудовых книжек. В них подробно расписано, как заполняются трудовые книжки сотрудников. Так, вносите в трудовую книжку только предусмотренные правилами виды записей:
- приём на работу и увольнении;
- постоянный перевод на другую должность;
- получение второй и последующей профессии или специальности;
- повышение квалификации;
- изменение наименования должности, занимаемой работником;
- награждение за профессиональные достижения и успехи в работе.
Если в период работы сотрудника на организацию её наименование изменилось, отразите изменения в трудовой книжке (п. 13 Порядка). Любые другие записи и дополнения, например, об объявленных выговорах и замечаниях, временных переводах и перемещениях или испытании при трудоустройстве, будут лишними.
Внимание. Принципиальное значение имеет не только содержание, но и оформление каждой записи. Используйте только ручки с темными чернилами — черными, фиолетовыми, синими, избегайте аббревиатур и сокращений. Почерк должен быть разборчивым и четким.
Читайте в Системе Кадры: Как внести изменения и исправления в трудовую книжку
Оформление новой трудовой книжки: инструкция для кадровика
Если работник трудоустраивается впервые, бумажную трудовую книжку ему не заводите. Такие правила действуют с 2021 года. Но новый сотрудник может обратиться с заявлением о выдаче трудовой книжки взамен испорченной или утерянной, если не хочет оформлять дубликат по прежнему месту работы (ч. 5 ст. 65 ТК РФ).
Заполнение трудовой книжки начинают с оформления титульного листа. Используйте только типовой бланк, предусмотренный приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н и учтенный в приходно-расходной книге. Не принимайте и не используйте чистые бланки, купленные работником! Речь идёт о документах строгой отчетности, поэтому не забудьте вписать серию и номер израсходованного бланка, данные его владельца, дату заполнения и другие обязательные сведения в книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Как оформить работнику дубликат трудовой книжки: инструкция от «Кадрового дела» по подсказкам Минтруда
Как подготовить дубликат трудовой >>>
Как заполнить титульный лист трудовой книжки
Новый вид трудовой книжки и, в частности, титульного листа не сильно изменился по сравнению с образцом 2003 года. На титульном листе укажите:
- ФИО сотрудника. Скопируйте данные паспорта, не используя инициалы и сокращения.
- Дату рождения. Рекомендуем использовать арабские цифры в формате «дд.мм.гггг». Но если напишите месяц прописью, ошибки не будет.
- Полученное образование, профессию, специальность. Учитывайте только завершенные уровни образования, получение которых подтверждено соответствующими дипломами. Реквизиты диплома не указывайте. Студентам, окончившим ВУЗ после 2014 года, выдают дипломы с указанием присвоенной квалификации. Поэтому в трудовой книжке работника в графе «Образование» следует писать не просто «высшее», а еще и указывать квалификационный уровень — бакалавр, специалист, магистр. Максимально возможный уровень образования присваивают кадрам высшей квалификации, окончившим аспирантуру, ординатуру, ассистентуру-стажировку.
- Дату заполнения документа. Текущую дату можно указывать комбинированным способом: день и год — арабскими цифрами, месяц — прописью.
Все сведения вносят на основании паспорта, аттестата, диплома и других документов, представленных сотрудником, и заверяются его подписью. Ниже ставят печать организации (если есть) и подпись кадровика, заполнявшего титул.
Заполнение титульного листа нового бланка трудовой книжки: образец от «Кадрового дела»
Как вносить записи в трудовую книжку и вкладыш
Система Кадры под руководством замруководителя Роструда Ивана Шкловца подготовила подробную инструкцию, как заполнять трудовую книжку в 2025 году. Составили образцы заполнения каждого раздела при разных кадровых мероприятиях, ответили на сложные вопросы, которые возникают у кадровиков при заполнении трудовой. Активируйте бесплатный доступ к Системе Кадры на три дня, чтобы скачать все необходимые документы и найти ответы на ваши вопросы >>>
Заполнение трудовой книжки
➤ Трудовая книжка при приёме на работу
В графе 3 укажите полное и сокращенное наименование организации. Строкой ниже в графе 1 проставьте порядковый номер записи, в графе 2 — дату, в графе 4 — реквизиты приказа о приёме на работу. В графе 3 напишите, на какую должность и в какой отдел принят сотрудник. Наименование должности должно соответствовать штатному расписанию. Если выполняемая сотрудником работа дает право на льготы и компенсации, например, досрочную пенсию, убедитесь, что должность указана в соответствии с профстандартом или тарифно-квалификационным справочником.
Скачайте образцы записей в трудовую книжку при приёме на работу:
➤ Трудовая книжка при переводе на другую работу или к другому работодателю
Если работника переводят внутри организации, например, в другой отдел или на более высокую должность, внесите запись о переводе в раздел «Сведения о работе». Проставьте порядковый номер записи и текущую дату, в графе 3 укажите наименование новой должности, на которую назначен сотрудник. Реквизиты приказа о постоянном переводе впишите в графу 4.
Как заполнить трудовую книжку при переводе в другую компанию? В этом случае понадобятся две записи, идущие подряд. Сначала кадровик организации, из которой переводят сотрудника, делает запись об увольнении в порядке перевода со ссылкой на пункт 5 части 1 статьи 77 ТК РФ. Указывают, как именно оформлен перевод — по просьбе сотрудника или с его согласия. Запись об увольнении заверяют подписью и печатью, поскольку закрывается весь период работы в организации.
Запись о трудоустройстве в порядке перевода вносят уже по новому месту работы, поэтому сначала указывают наименование компании, в которую принят сотрудник, а в графе 4 — реквизиты приказа о приеме на работу. Сделать это нужно в течение недели со дня перевода.
Важно. Отражайте в трудовой книжке только постоянные переводы. Записи о временных переводах не делайте, поскольку это противоречит требованиям статьи 66 ТК РФ и пункту 9 Порядка.
Скачайте образцы записей в трудовую книжку при переводе:
➤ Трудовая книжка работника, принятого по совместительству
Для начала узнайте, хочет ли сотрудник, чтобы работу по совместительству отразили в его трудовой книжке. Если нет, запись не вносите. А если с согласия работника запись всё же решили оформить, учитывайте вид совместительства. Трудовую книжку внешнего совместителя хранят и заполняют только по месту его основной работы. Выдайте заверенную справку о приёме на работу по совместительству, чтобы другой работодатель на её основании кадровик сделал запись. Внутреннее совместительство оформить проще. Все необходимые для этого документы уже есть в распоряжении службы кадров, поэтому запись о приёме на работу вносится в оригинал трудовой в обычном порядке, но с обязательной отметкой о совместительстве.
Скачайте образцы записей в трудовые книжки совместителей:
➤ Трудовая книжка при увольнении
Будьте внимательны при заполнении трудовой книжки, когда будете увольнять работника. В новом порядке, который действует с 1 сентября 2021 года указан только один пример записи об увольнении: «Уволен в связи с переходом на выборную работу (должность) в (указывается наименование организации), пункт 5 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации». Рекомендуем использовать эту формулировку, а не «Трудовой договор расторгнут...». Также стоит обозначать часть статьи буквами, а не цифрами.
Скачайте образцы записей в трудовую книжку при увольнении:
Трудовая книжка: как исправить ошибки
Порядок исправления ошибок в трудовой книжки зависит от того, на каком этапе допустили недочёт. Если кадровик неправильно заполнил титульный лист при первичном оформлении трудовой книжки, её придется признать недействительной и уничтожить, а работнику выдать новый, правильно заполненный бланк. Не удерживайте стоимость бланка с сотрудника повторно, поскольку ошибка произошла не по его вине.
Ошибки, закравшиеся в раздел «Сведения о работе» или «Сведения о награждении», не требуют полного переоформления документа, но нуждаются в исправлении. Инструкция по ведению трудовых книжек запрещает использовать корректирующие жидкости, а также зачеркивать или закрашивать неверно написанные слова и цифры. Поэтому ошибочные записи просто признают недействительными.
Пример исправления записи в трудовой книжке: при приёме указали не ту должность
Образец, как исправить запись, от редакции «Кадрового дела»
Пример исправления записи в трудовой книжке
В графе 1 укажите следующий порядковый номер, в графе 2 — текущую дату, в графе 3 напишите «Запись за номером ___ недействительна» и внесите ее правильный вариант. Так следует поступать всякий раз, когда обнаруживаете неправильную по содержанию или форме запись, неправильно указанную дату или номер приказа.
Трудовая книжка: режим и характер работы
В общих случаях сведения, уточняющие режим или характер работы, в запись о трудоустройстве не вносятся. Достаточно указать отдел и должность, которую занимает сотрудник, согласно штатному расписанию. Исключение — вахтовики, которые работают вне места своего постоянного проживания или места нахождения работодателя. На них распространяется особое правило, утвержденное постановлением Госкомтруда СССР, Минздрава СССР и Секретариата ВЦСПС №794/33-82 от 31.12.1987.
Трудовая книжка сотрудника, принятого для выполнения работ вахтовым методом: образец записи о приёме
Книга учета трудовых книжек
Учет трудовых книжек, порядок их хранения регламентируются законодательно, но с 1 сентября 2021 года унифицированную форму журнала учёта отменили. Теперь вы можете изменять бланк под свои нужды. В любом случае, каждая организация обязана вести два специальных учетных журнала:
- Приходно-расходную книгу по учёту бланков трудовой книжки и вкладыша в неё. Ведется, как правило, в бухгалтерии. Записи в неё вносят сразу после получения бланков от поставщика. В книге обязательно укажите сведения обо всех операциях, связанных с приобретением и расходованием бланков с указанием серий и номеров, а также информацию об их стоимости, ее должен будет возместить работник.
- Книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них. Ее должна вести кадровая служба организации. Но если такой службы нет, то эта обязанность обычно возлагается на бухгалтерию.
Все листы в обеих книгах должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации.
Ответы на главные вопросы про книгу учёта трудовых книжек от «Кадрового дела»
Скачайте образцы: