Узнайте, какие документы теперь обязательно отдать на руки увольняющемуся сотруднику, а какие надо отдать по запросу. Актуальный перечень документов на 2025 год, шпаргалки, образцы и рекомендации экспертов в статье.
Обязательные документы при увольнении: полный перечень
Прекращая трудовой договор, работодатель обязан не только рассчитаться с сотрудником по части выплат, но и выдать ему пакет обязательных документов при увольнении. Одни бумаги выдают при увольнении в обязательном порядке, другие — только по запросу. Все документы при увольнении выдать сотруднику надо строго в последний день работы. Если по каким-то причинам сотрудник в этот день не пришёл на работу, не пускайте ситуацию на самотек: как можно скорее отправьте ему письменное уведомление о необходимости получить документы с запросом на их отправку почтой.
Учтите, что с 2023 года список документов при увольнении изменился. Всё из-за объединения ПФР и ФСС и новой формы ЕФС-1, которая заменила собой сразу несколько отчётов, из которых раньше выдавали выписки — СЗВ-СТАЖ, СЗВ-ТД, ДСВ-3. Отменили и СЗВ-М, которая стала частью нового отчёта «Персонифицированные сведения о физлицах». Кроме того, отменили и обязанность выдавать справку 182н, но тут на практике сложности, поэтому документ выдавать ведомства всё же рекомендуют, правда замечают: только под запрос и необязательно именно по этой форме.
Список документов при увольнении в 2025 году:
- трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р (если работник перешёл на электронную трудовую);
- выписки из ЕФС-1 вместо СЗВ-СТАЖ и ДСВ-3 — подразделы 1.2 раздела 1 и подраздел 3 раздела 1;
- выписка из персонифицированных сведений о физлицах (вместо СЗВ-М);
- раздел 3 расчёта по страховым взносам.
Другие документы, например, копию приказа об увольнении, справку о доходах, нужно выдать, только если работник сам попросил и подал вам соответствующее заявление. Кроме того, сотруднику может потребоваться справка для расчёта пособия по безработице и справка о том, что он не использовал или использовал только часть допвыходных по уходу за ребёнком-инвалидом. Но и в этом случае сначала сотрудник должен будет обратиться в отдел кадров с заявлением.
Памятка от журнала «Кадровое дело». Какие документы выдавать сотрудникам при увольнении
Читайте в Системе Кадры: Какие документы выдавать сотруднику при увольнении
Какие документы выдают работнику при увольнении в обязательном порядке
Документ № 1. Трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности (форма СТД-Р). Трудовую книжку нужно выдать работнику на руки в последний день работы, в том числе. если он уходит в отпуск с последующим увольнением (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ, Определение Конституционного Суда РФ от 25.01.2007 №131-О-О, Письмо Роструда от 24.12.2007 №5277-6-1). О получении трудовой книжки работник ставит подпись в книге учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р вы обязаны предоставить работнику, если он отказался от ведения трудовой книжки. Сведения можно выдать в бумажном виде или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью. Способ выдачи работник указывает в заявлении. Он может подать заявление в письменном виде или направить его на вашу электронную почту в порядке, который вы установили (ч. 5 ст. 66.1 ТК РФ).
Форма СТД-Р при увольнении: образец
Как выдать документы при увольнении сотрудника, если его нет на работе. Если работник в последний день работы отсутствовал или отказался забрать трудовую книжку, то направьте ему уведомление о необходимости прийти за трудовой книжкой или дать согласие отправить её почтой. Рекомендуем отправить такое уведомление в день увольнения заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении по всем известным адресам работника. Это позволит подтвердить факт исполнения обязанности, предусмотренной ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ, п. 37 Порядка ведения и хранения трудовых книжек.
Важно. С 1 января 2025 года работодатели могут отправлять трудовые книжки за границу. Ранее Закон СССР от 24.06.1991 № 2261-1 запрещал пересылать документ за рубеж. Однако с 2025 года по письменному заявлению сотруднику компании будут обязаны отправить бумажный бланк по адресу, который он указал в заявлении (Федеральный закон от 22.06.2024 № 145-ФЗ).
Читайте по теме в журнале «Кадровое дело»: Сотрудник не забрал трудовую книжку при увольнении. Как не платить компенсацию за задержку
Скачайте образцы, которые помогут оформить выдачу трудовой книжки:
Если работник в день прекращения трудового договора отсутствовал или отказался забрать сведения о трудовой деятельности, вам нужно заверить их надлежащим образом и направить ему на бумаге по почте заказным письмом с уведомлением (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ). Сохраните почтовую квитанцию об отправке такого письма. Если работник после увольнения обратился к вам с просьбой о выдаче сведений о трудовой деятельности (например, если по какой-либо причине не получил их по почте), выдайте их работнику в течение 3 рабочих дней со дня его обращения тем способом, который указан в его обращении (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ).
Если работник обратился с просьбой выдать трудовую книжку после увольнения, сделайте это не позднее 3 рабочих дней со дня такого обращения. Сведения о трудовой деятельности вы должны выдать работнику в день прекращения трудового договора. Но если работник выбрал ведение бумажной трудовой книжки, выдавать справку СТД-Р необязательно. Если работник обратился к вам с просьбой всё же предоставить ему справку после увольнения, выдайте ему сведения в течение 3 рабочих дней со дня его обращения (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ).
Документ № 2. Выписки из формы ЕФС-1. Предоставлять сотрудникам при увольнении нужно будет выписки из нескольких подразделов формы:
-
сведения из подраздела 1.2 раздела 1 формы ЕФС-1. В сведениях укажите информацию о страховом стаже работника за отчётный год до даты увольнения. Сведения оформляйте не всем работникам, а тем, кто попадает под особые категории или у кого в отчётном году были перерывы в стаже (пт. 2 и 12 статьи 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ). Раньше эти сведения были в СЗВ-СТАЖ.
-
если организация перечисляла страховые взносы на накопительную часть пенсии работника, дополнительно сотрудники бухгалтерии должны выдать выписку из подраздела 3 раздела 1 формы ЕФС-1 «Сведения о застрахованных, за которых перечисляли дополнительные взносы на накопительную пенсию». Такие правила установили в пунктах 2 и 12 статьи 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ. Раньше эти сведения указывали в ДСВ-3.
Образец заполнения ЕФС-1 со сведениями о стаже: выписка из подраздела 1.2 раздела 1
|
Заполнение подраздела 1.2 ЕФС-1 при вредных условиях труда на Крайнем Севере: образец от «Кадрового дела» |
Заполнение подраздела 1.2 ЕФС-1 без особых условий труда и отпуска по уходу: образец от «Кадрового дела» |
Документ 3. Выписка из персонифицированных сведений о физлице. Этот отчёт заменил форму СЗВ-М. Это не полный аналог формы: кроме персданных там есть и сведения о начисленных за отчётный период выплатах. Так что сдавать отчёт будет бухгалтерия. Она и выдаст выписку сотруднику, который увольняется.
Персонифицированные сведения о физлицах: образец заполнения
Документ № 4. Выписка из раздела 3 формы расчёта по страховым взносам. Готовить такую выписку должен бухгалтер. Это связано с тем, что документ необходимо подавать в налоговые органы, поэтому и отвечать за правильность его оформления будет бухгалтер, а не кадровик. Но чтобы потом не возникло проблем, советуем вам убедиться, что бухгалтер использовал актуальную форму, утв. приказом ФНС России от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@. Учтите, что с 2025 года надо применять бланк с учетом обновлений приказа ФНС России от 13.09.2024 № ЕД-7-11/739@. Период, за который нужно выдать раздел 3 РСВ при увольнении, в законодательстве не указали. Копию обычно формируют досрочно за квартал, в котором сотрудник увольняется. Сведения за предыдущий отчётный период уже учли на лицевом счёте на основании РСВ и персонифицированных сведений за предыдущий отчетный период.
Пример заполнения копии раздела 3 расчета по страховым взносам для передачи сотруднику
Выдавать выписку компания должна не только сотрудникам компании, но и гражданам, с которыми заключили договор гражданско-правового характера на выполнение работ и оказание услуг. Это связано с тем, что они тоже являются застрахованными лицами, на которых распространяется обязательное пенсионное страхование.
Скачайте образец >>>
Читайте в журнале «Кадровое дело»: Документы при увольнении. Обновленный список, который устраивает суд
Какие документы выдаются при увольнении по письменному запросу сотрудника
Если работнику нужны какие-либо документы сверх тех, которые обязан выдать работодатель при увольнении в рамках стандартной процедуры, он вправе их получить. Но только если они непосредственно связаны с его работой в данной организации. Спрашивать, что они ему действительно необходимы, недопустимо с точки зрения закона.
Перечень документов, выдаваемых при увольнении, открытый. Это могут быть заверенные копии кадровых приказов (о приёме на работу, награждениях, переводах и т.д.), личного дела или личной карточки; справки об условиях труда, периодах работы или доходах для обращения в службу занятости; выписки из отпускных графиков или локальных актов и т.д.
Увольняемые сотрудники нередко запрашивают справку о доходах и суммах налога физического лица. Если сотрудник запросил сведения за прошлый год и последующие годы, выдавайте справку по форме приложения 1 к расчёту 6-НДФЛ. Оно заменило справки 2-НДФЛ.
Читайте в Системе Кадры: Как составить справку о доходах к 6-НДФЛ (замена 2-НДФЛ)
Запрос должен быть письменным, но унифицированной формы нет, поэтому можно составить в произвольной. Подать его можно как в день увольнения, так и позже, поскольку закон обязывает работодателя идти навстречу даже тому, кто уже не считается сотрудником компании. Выдать документы при увольнении следует в течение трёх рабочих дней после получения запроса (ст. 62 ТК РФ).
Незаконный отказ от выдачи документов грозит компании штрафом. Следует отметить, что если в случае с документами, выдаваемыми при увольнении в обязательном порядке, отказ считается незаконным априори, то невыдача документа из числа дополнительных не всегда приводит к штрафу. Например, не так давно суд не признал правонарушением отказ работодателя в выдаче копий внутренних актов компании по запросу уволенной сотрудницы (см. апелляционное определение суда Ханты-Мансийского автономного округа — Югры по делу №33-418/2018 от 16.01.2018).